In SAP Ariba bildet SAP Ariba Lifecycle & Performance (SLP) das zentrale Element im Lieferantenmanagement ab. Wie der Name schon verrät werden dort Funktionen zur Lieferantenbewertung und zur Verwaltung von Lieferanten, wie dem Lieferanten-Onboarding abgebildet. Als Addon zu SLP wird bei SAP Ariba im Lieferantenmanagement noch das Modul Supplier Risk (SR) angeboten. In SR kann das Risikomanagement umfassend vorgenommen werden. Die Funktionalitäten von SR haben wir bereits in diesem Blog in einem Artikel vorgestellt. Aktuell ist aber noch ein weiteres Produkt von SAP in dem Bereich des Lieferantenmanagements enthalten, nämlich SAP Ariba Supplier Information and Performance Management (SIPM). SIPM ist der Vorgänger von SLP und soll in Zukunft von diesem abgelöst werden. Da jedoch noch nicht alle Funktionen in SLP enthalten sind, die in SIPM zur Verfügung stehen, wird dieses noch weitergeführt. SLP ist ein relativ neues Produkt, jedoch werden dazu kontinuierlich weitere Funktionalitäten freigeschaltet und durch Release Updates aktiviert. Diese Release Updates finden in sehr kurzen Abständen statt. Die letzten beiden Release Updates waren im Dezember 2017 und nun im Februar 2018. In diesen beiden Release Updates waren einige zentrale Funktionen enthalten, die nun SLP ein weiteres Stück zu einem umfassenden Lieferantenmanagement-Tool machen. Es handelt sich dabei um das Performance Management und die Lieferantenselbstregistrierung, die wir hier in diesem Blog-Artikel vorstellen möchten. Neben diesen beiden Funktionen wurden in den genannten Release Updates natürlich noch eine Reihe weiterer Elemente freigeschaltet. Auch die Roadmap für SLP enthält sehr viele weitere Funktionen, die demnächst veröffentlicht werden.
Supplier Performance Management in SAP Ariba SLP
Die Funktion der Lieferantenbewertung durch KPI´s, Scorecards und Fragebögen aus internen oder externen Quellen werden nun in SAP Ariba SLP mit dem Release Update aus dem Dezember 2017 freigeschaltet. Dafür wird nun zunächst das Supplier Performance Management (SPM) aus dem bisherigen SIPM verwendet. Auf der Roadmap für SLP steht auch ein neues Performance Management mit neuer UI. Bis es soweit ist, kann auf das „Classic SPM“ zurückgegriffen werden. SPM ist damit ab sofort nutzbar und im Standard Scope von SLP enthalten.
Der Aufbau von SPM wird dabei -wie in den strategischen Produkten üblich- über ein Template gesteuert. Mit diesem Template lassen sich übersichtlich alle relevanten Prozesse für das Performance Management steuern. Neue Fragebögen oder Scorecards lassen sich einfach hinzufügen. Durch die Sourcing Library können übergreifend KPI`s erstellt werden, die dann als Standard dienen und schnell in Auswertungen neu übernommen werden können.
Diese Architektur ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Unter dem SPM Template können mehrere Fragebögen angelegt werden. Diese Fragebögen werden individuell mit Inhalten befüllt. Dazu zählen sowohl qualitative Fragestellungen, als auch quantitative Abfragen. Die Empfänger der Fragebögen können je nach Bedarf interne Mitarbeiter, oder Lieferanten sein. Wenn diese ihre Rückmeldung gegeben haben, werden daraus KPI´s erstellt, die in einer umfassenden Scorecard zusammengeführt werden können. Dabei können auch qualitative Fragen ausgewertet werden, indem die Fragebögen durch eine vorgelagerte oder nachgelagerte Auswertung bewertet werden. Werden für die vorgelagerte Auswertung eine vordefinierte Antwortenstruktur hinterlegt, kann die nachgelagerte Auswertung durch einen Mitarbeiter auch aus offene Fragen vorgenommen werden. Die vorgelagerte Auswertung kann damit automatisch ohne manuellen Eingriff erfolgen. In SPM werden dabei nicht nur Fragebögen als Quelle für KPI´s verwendet. KPI´s können auch aus ERP-Daten oder anderen Reports aus SAP Ariba verwendet werden. Wie z.B. SAP Ariba Buying und Invoicing, enthält auch SPM Prepacked Reports, die eine Vielzahl von Auswertungen und Reportings ermöglichen. KPI´s können dann mit einer Scorecard verknüpft werden, die alle Daten zu einem zentralen Element zusammenfließen lassen kann. Durch diese Verknüpfung werden Scorecards automatisch erstellt und auf dem aktuellen Stand gehalten.
Die Scorecards dienen in SPM nicht nur zur internen Auswertung, sondern können auch mit dem Lieferanten geteilt werden, sodass sie eine Plattform bieten mit dem Lieferanten über seine aktuelle Leistung zu sprechen und gemeinsame Ziele zur Optimierung der Performance zu vereinbaren.
Supplier-Self-Registration
Ein weiteres Feature, welches nun durch die Release Updates aktiviert wurde, ist die Lieferanten-selbstregistrierung. Dieser Prozess beginnt nicht bei der eigentlichen Registrierung, sondern bei dem Supplier Request, der sozusagen eine Anforderung zur Registrierung ist. Wird der Supplier Request genehmigt, kann ein Lieferant im nächsten Schritt zur Registrierung eingeladen werden. Den übergeordneten Prozessablauf in SLP haben wir bereits in einem vorigen Blog-Artikel vorgestellt. Im bisherigen Supplier Request war es nur möglich, dass dieser Prozess durch einen internen Mitarbeiter aus dem System heraus gestartet wird. Durch die neue Funktion wird Lieferanten ein Link zur Verfügung gestellt, der zu einem konfigurierbaren Fragebogen zur Anfrage führt. So kann auch ein externer Request an den Einkäufer gesendet werden. Erst wenn dieser Request erfolgreich genehmigt wurde, ist es möglich den Lieferanten zu der Registrierung einzuladen. Der Übergang vom Request zur Registrierung kann dabei automatisch oder manuell erfolgen. Im Standard muss der gewünschte Ansprechpartner des Lieferanten manuell ausgewählt werden und zur Registrierung eingeladen werden. Möglich ist aber die Einstellung, dass nach erfolgreicher Genehmigung des Requests die Einladung zur Registrierung automatisch an den Lieferanten versendet wird, ohne manuelles Eingreifen des Einkäufers.
In der folgenden Abbildung sind der interne und der externe Request abgebildet.
In der dargestellten Grafik ist zunächst das einzige Unterscheidungsmerkmal der User / Lieferant der den Prozess startet. Jeder einzelne Prozess kann dabei jedoch individuell gestaltet werden. So ist es möglich für den externen Workflow einen anderen Genehmigungsprozess aufzusetzen, als bei dem internen Request. Genauso verhält es sich bei dem Fragebogen, der bei einem Request ausgefüllt werden muss. Von internen Anforderern und dem externen Lieferanten können unterschiedliche Informationen angefordert werden.
Die Supplier Self-Registration wurde mit dem Release Update im Dezember aktiviert. Im Februar 2018 wurden weitere Funktionen freigeschaltet, zu denen auch ein separates Template gehört, um den Prozess aufzusetzen. Mit diesem Template können der interne und der externe Request individuell und unabhängig voneinander gestaltet werden. Die Supplier Self-Registration liegt nicht im Standard Scope von SAP Ariba SLP und muss als optionales Feature angefordert werden.
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder über einzelne Funktionen in SLP gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen.
