Risikomanagement im Einkauf mit SAP Ariba Supplier Risk

Mit kontinuierlich komplexer werdenden Lieferketten im heutigen Einkauf durch Global Sourcing, volatile Rohstoffpreise, oder einfach nur der verspäteten Lieferzeit von Lieferanten sind Unternehmen einer hohen Gefahr ausgesetzt. Präventive Maßnahmen zur Verhinderung eines Produktionsstillstandes müssen vom Einkauf aktiv priorisiert werden. Doch oftmals findet dieses Thema bisher in Einkaufsabteilungen nur geringe Wertschätzung. Erst eine konkrete Konfrontation mit einer Unterbrechung der Supply Chain ruft das Risikomanagement wieder auf die Agenda. Die Lösung für Einkäufer zur Risikominimierung existiert dabei bereits mit umfassenden Möglichkeiten zum ganzheitlichen Management der Supply Chain.

Viele Unternehmen stellen sich aktuell die Frage zur Implementierung eines Risikomanagementsystems. Die Entscheidung für dieses Thema fällt meistens erst nach einem Zwischenfall in der Lieferkette, der eine Produktionsunterbrechung hervorruft. Ein nicht allzu entferntes Bespiel hierfür ist ein Single Sourcing von VW gewesen, welches in einem speziellen Fall mit einem Lieferanten für einen Stopp der Produktion geführt hat. Doch auch proaktive Maßnahmen zum Thema Risikomanagement durch strategische Entscheidungen zur Ausrichtung des Einkaufs oder durch regulatorische Änderungen im eigenen Markt nehmen in letzter Zeit zu. So sind aktuell Unternehmen in der Automobilindustrie mit neuen Anforderungen konfrontiert, die zu einer aktiven Auseinandersetzung mit dem Thema führen. Durch die IATF 16949:2016, welche den bisherigen Standard ISO/TS 16949:2009 ersetzt, werden risikorelevante Themen der Lieferkette in den Fokus gebracht. Betrachten Unternehmen dieses Thema zum ersten Mal, stellen sie schnell die Komplexität der richtigen Behandlung von Risiken fest. Denn Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, der ein konstantes Monitoring der Beschaffungsrisiken, regelmäßige Neubewertung der kritischen Lieferanten, sowie Kontroll- und Reportingmechanismen erfordert.

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Exkurs Lieferantenrisikomanagement - Moving from Crises to Risk Management

Der allgemeine Prozess des Risikomanagements kann in vier Bereiche unterteilt werden. Diese Bereiche müssen sukzessive bearbeitet werden und stellen einen Kreislauf dar. Nach dem Durchlaufen des Prozesses, schließt dieser nicht ab, sondern beginnt von Neuem. So kann das konstante Managen von Risiken gewährleistet werden. Den jeweiligen Bereichen werden dabei konkrete Aufgaben zugeordnet:

  • Risikoidentifikation: Um Risiken zu bearbeiten, müssen diese zunächst identifiziert werden. Die Schwierigkeit besteht dabei in intransparenten Lieferketten, fehlenden Daten zu Lieferanten, oder aber auch den potenziellen Auswirkungen bei einem konkreten Risikoeintritt.
  • Risikoanalyse: Die identifizierten Risiken müssen nach relevanten Faktoren gewichtet werden, sodass diese in einer Scorecard überführt werden können. Risiken können damit bewertet, klassifiziert und priorisiert werden.
  • Risikobeherrschung: In dieser Phase werden für Risiken spezifische Maßnahmen entwickelt und umgesetzt, um die identifizierten Risiken zu minimieren, oder komplett zu beseitigen.
  • Risikocontrolling: Damit Risikomanagement keinen lineareren Prozess, sondern einen konstanten Kreislauf darstellt, muss dieser stets überwacht werden. Durch KPI´s und Analyse-Reports kann das gewährleistet werden.

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Alle Anforderungen mit SAP Ariba Supplier Risk im Blick

Mit SAP Ariba Supplier Risk gibt es nun die Möglichkeit, genau diese Anforderungen eines Risikomanagementsystems abzubilden und den Einkaufsabteilungen beim Prozess mit vielfältigen Funktionalitäten zu unterstützten. Ausgewählte Features der Lösung werden wir im Folgenden näher betrachten.

Zunächst kann mit SAP Ariba Supplier Risk im ersten Schritt die Transparenz in der Lieferkette erhöht werden. Dazu werden definierten Kandidaten der eigenen Lieferantenbasis individuelle und kategoriespezifische Fragebögen zugesendet. Daraus aufkommende Risiken werden durch die automatisierte Bewertungsmöglichkeit erfasst. Dieser Prozess kann regelmäßig durchgeführt werden, sodass die zeitliche Risikoentwicklung einzelner Lieferanten verfolgt werden kann. Vervollständigt wird der Prozess durch die eigenständige Aufnahme von definierten Ereignissen, deren Eintritt von SAP Ariba Supplier Risk registriert wird, gemeldet wird und mit in die Bewertung einfließt. Diese Ereignisse werden dabei aus verschiedenen Quellen bezogen. Neben internationalen Nachrichtenmeldungen, stehen auch lokale Informationsquellen zur Verfügung. Die aktuell vorhandenen Bezugsquellen, die kontinuierlich erweitert werden, umfassen dabei bereits eine immense Auswahl und decken alle notwendigen Bereiche ab. Des Weiteren werden auch länderspezifische Indizes und unternehmensbezogene Finanzdaten miteinbezogen. Entsprechende Funktionalitäten zum erfassen dieser Finanzmarktdaten sind bereits mit an Bord.

Die Risikobewertung erfolgt in einer umfassenden Scorecard. Alle aufgenommenen Daten fließen mit in die ganzheitliche Bewertung zu einem Risk Score ein. Ebenso auch die Evaluationen zu den zuvor durchgeführten Assessments. Dieser Risk Score kann auf spezifische Kategorien heruntergebrochen werden, die ein transparentes Bewertungsmodell darstellen. Der Risk Score wird grafisch im historischen Verlauf dargestellt und zeigt die Ereignisse auf, die eine Veränderung hervorgerufen haben.

Sind die Risiken nun bekannt, müssen diese aktiv bearbeitet werden. Um Risiken bestimmter Bereiche zu minimieren oder zu verhindern, werden separate Maßnahmen vorgenommen. Die Bewältigung von Maßnahmen kann in SAP Ariba Supplier Risk in Form von Engagements durchgeführt werden. Dabei werden sozusagen Projekte angestoßen, die bis zur Zielerreichung überwacht werden. Die Erstellung von Engagements ist dabei nicht von Lieferanten abhängig, sondern kann auch zu übergeordneten Themen, wie z.B. einer Make-or-Buy Entscheidung erstellt werden.

Um den Prozess des Risikomanagements zu vervollständigen, werden nun die aufgenommenen Daten in einem kontinuierlichen Monitoring-Prozess überwacht. Für einen schnellen Überblick in SAP Ariba Supplier Risk stehen neben einem interaktiven Dashboard auch aussagekräftige KPI´s zu Verfügung um die aktuellen Entwicklungen, wie z.B. die Klassifizierung der gesamten Lieferantenbasis, im Auge zu behalten. Die Daten werden dabei in Real Time abgerufen. Ereignisse die in den Risk Score miteinfließen lassen sich per Alert-Funktion überwachen. So bleibt man bei aktuellen Geschehnissen stets auf dem Laufenden. Darüber hinaus besteht in SAP Ariba Supplier Risk die Möglichkeit, per einfachem Mausklick diverse Reports und Risikoanalysen zu erstellen, die sowohl zur operativen Auswertung, als auch zum übersichtlichen Management Summary genutzt werden können. Besonders interessant für das Management sind dabei die sogenannten Compliance Checks.

360°- Sicht auf Lieferanten mit SAP Ariba

Durch die genannten Funktionalitäten lässt sich somit der gesamte Prozess des Risikomanagements vollständig in SAP Ariba Supplier Risk abbilden. Die u.a. dargestellte Alert-Funktion, oder die automatische Auswertung einer Vielzahl von multilingualen Quellen geben darüber hinaus dem Einkauf ein eindrucksvolles Tool an die Hand. Im ganzheitlichen Funktionsumfang von SAP Ariba kann SAP Ariba Supplier Risk dabei als Teil der strategischen Module in SAP Strategic Sourcing miteingefügt werden. Zusammen mit dem SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance (SLP) erhält man daraus eine umfassende 360° Sicht auf seine Lieferantenbasis. SAP Ariba nutzt dafür die einzelnen Daten aus den Modulen und fügt sie für Reports oder Dashboards zusammen. Damit können alle notwendigen Aufgaben des Lieferantenmanagements in einem System durch den Einkauf gelöst werden. Vereinzelte Insellösungen in separaten Tools sind nicht mehr notwendig. Vor allem da eine Integration mit dem ERP-System möglich ist, kann der komplette Lieferantenpool aus diesem System heraus gesteuert werden.

 

Welche Funktionen benötigen Sie für ihr Risikomanagement? Oder fehlen Ihnen in den Ausführungen bestimmte Werkzeuge? Lassen Sie uns einen Kommentar da und wir helfen Ihnen dabei.

 

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Daniel Späth

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Einkaufsberater und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus sowohl im strategischen SAP Ariba Sourcing, als auch im operativen SAP Ariba Buying. In meinen bisherigen Projekten war ich in vielfältigen Branchen eingesetzt. Meine Wurzeln liegen jedoch in der Automobilindustrie, in der ich mehrere Jahre als Einkäufer gearbeitet habe.

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