Warum ist digitales Vertragsmanagement so wichtig?
Das Vertragsmanagement (engl. Contract Management) stellt für Unternehmen oftmals eine große Herausforderung dar. Bei der Vielzahl an Dokumenten und den Verträgen unterschiedlichster Art sowie den entsprechenden Inhalten und Klauseln behalten nur wenige den Überblick. Neben der Erstellung sind auch die Verwaltung bzw. die Ablage der Verträge Aspekte, die Risiken mit sich bringen können. Insbesondere bei gedruckten oder digital abgespeicherten Verträgen, bspw. als PDF-Datei auf dem Laufwerk, die dezentral abgelegt werden, besteht z.B. die Gefahr, wichtige Fristen zu verpassen oder auch gegen Vertragspflichten zu verstoßen. Ohne Digitalisierung entstehen hohe Kosten, Ineffizienz und es bleibt eine Herausforderung die Vielzahl der Verträge zu managen. Hinzu kommt, dass die Zugriffsregelung bei dieser Art der Vertragsverwaltung nur sehr schwer geregelt werden kann. Problematisch – Gerade im Hinblick auf die Compliance unterliegt das Vertragsmanagement hohen gesetzlichen Anforderungen.
Welchen Mehrwert bietet SAP Ariba Contracts?
SAP Ariba Contracts unterstützt Sie bei allen Phasen des Vertragslebenszyklus. Beginnend mit der Erstellung des Vertrags, Vertragsverhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung des Vertrags, Verwaltung und Ablage, Vertragserneuerung/ Ablauf und Archivierung. Was SAP Ariba Contracts in den Bereichen Vertragserstellung, -verhandlung und -unterzeichnung bietet, lesen Sie hier:
- Vertragserstellung: Der Vertrag kann auf verschiedene Wege erstellt werden. Zum einen besteht nach einer Ausschreibung die Möglichkeit, die Ergebnisse in einen Vertrag zu überführen. In diesem Szenario werden die Ausschreibungspositionen aus dem Zuschlag als Anlage in das Dokument übernommen. Weiterhin können die Positionen als Mengen- und Wertkontrakt ins ERP-System übertragen werden. Der Vertrag kann aber auch ohne eine im Vorfeld durchgeführte Ausschreibung über das Dashboard erstellt werden. Im Vertragserstellungsprozess bietet SAP Ariba Contracts bestimmte Vorlagen und eine Klausel „Bibliothek“, die den Ersteller dabei unterstützt, den Vertragstext aufzusetzen.
- Vertragsverhandlung: Nach der Fertigstellung des Vertragstextes kann der Vertrag mit dem Lieferanten verhandelt werden. Der Vertrag wird dem Lieferanten über das Ariba Netzwerk zur Verfügung gestellt, wo er ihn herunterladen, begutachten und evtl. bearbeiten kann. Der Vertragsersteller kann vorgeben, an welchen Stellen der Lieferant Änderungen vornehmen kann. Änderungen durch den Lieferanten werden protokolliert und sind im Dokument sichtbar. Es können verschiedene Vertragsformen, wie Rahmen- und Einzelverträge, im System angelegt werden.
- Unterzeichnung des Vertrags: Die Unterzeichnung des Vertrags kann zum einen händisch und in Papierform, aber auch elektronisch, erfolgen. SAP Ariba bietet mit den Programmen Adobe eSign oder DocuSign die Möglichkeit, eine elektronische Signatur durchzuführen.
SAP Ariba Contracts – Wichtige Funktionen und Vorteile
- Integration des Vertragsprozesses in das ERP-System und weitere SAP Ariba Lösungen
- Systembenachrichtigung für auslaufende Verträge
- Unterstützt externe Verträge mit Lieferanten und Kunden, sowie interne Verträge
- Vertragsunterzeichnung mit elektronischer Signatur
- Klausel „Bibliothek“: Klauseln können in einer Bibliothek angelegt, verwaltet und mit einem Freigabeprozess versehen werden. Angelegte Klauseln können für alle Verträge verwendet werden.
- Erstellung, Prüfung und Genehmigung von operativen Verträgen
- Zentrale Ablage der Verträge und Dokumente
- Versionskontrolle und Bearbeitungshistorie
- Verwaltung von Fristen, Laufzeiten, Inhalten und Berechtigungen
- Reporting der Verträge
Darüber hinaus stärken Sie die Compliance und automatisieren und beschleunigen den ganzen Vertragszyklus.
Gerne stellen wir Ihnen Best-Practice-Lösungen vor und zeigen Ihnen, wie Sie, z.B. beim Vertragsmanagement, mehr Savings erzielen und das Risiko minimieren können.
Sie haben Interesse?
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Wir sind für Sie da!
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Fabian Russ
Kurzvita zum Autor
Ich bin als SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH in Bad Homburg tätig. Hier liegt mein Schwerpunkt in den strategischen Bereichen Ausschreibungs- und Vertragsmanagement, in denen ich auch SAP-zertifiziert bin.
