Mit Tactical Sourcing ist eine spezielle Funktion in Guided Buying vorhanden, die freigeschalteten Usern die Möglichkeit gibt, Angebote zu bestimmten Beschaffungsgütern einzuholen. Dabei wird das Ziel verfolgt, den Prozess smart abzubilden und Maverick Buying zu minimieren. Ob diese Ziele in Guided Buying erreicht werden und auch gleichzeitig alle Einkaufsrichtlinien gewährleistet werden können, betrachten wir im folgenden Artikel.
SAP Guided Buying wird oft in Unternehmen eingesetzt, um dort den indirekten Einkauf abzuwickeln. Mitarbeiter können dann im Self-Service ihre benötigten Artikel beschaffen, ohne wichtige Ressourcen im Einkauf zu binden. Der Vollständigkeit halber sei noch bemerkt, dass auch strategische Funktionen in Guided Buying abgebildet werden können. Nähere Erläuterungen dazu können in unserem vorigen Blog-Artikel eingesehen werden. Im indirekten Einkauf sind es dabei aber nicht immer nur Katalogartikel, die von Mitarbeitern beschafft werden müssen.
Wie können Prozesse im digitalen Einkauf abgebildet werden, wenn es sich um nicht-katalogisierbare Artikel handelt, sondern um sehr spezifische Bedarfe, wie z.B. Marketingdienstleistungen, oder Beratungsdienstleistungen, die auf einen Fachbereich bezogen sind? Oft müssen von der Anfragephase bis zur Angebotsentscheidung und Geschäftsvergabe mehrere Personen aus verschiedenen Bereichen eingebunden werden. In der Praxis ist zu beobachten, dass genau in diesen Aufgabenbereichen oft Nachholbedarf besteht. Prozessabläufe und Verantwortlichkeiten sind nicht definiert oder oftmals wird der Einkauf in diese Prozesse nicht miteinbezogen, sodass erst bei dem Eintreffen der Rechnung die Information im Einkauf ankommt.
Tactical Sourcing als Reduktion von Maverick Buying
In Guided Buying gibt es dafür eine Funktion, mit der man diesen negativen Prozessablauf verhindern kann, nämlich mit Tactical Sourcing. Beim Tactical Sourcing handelt es sich um eine strategische Funktion, die es dem Mitarbeiter erlaubt Angebote beim Lieferanten einzuholen und das Passende auszuwählen. Die Funktion wird bei SAP Ariba auch “N Bids and Buy“ bezeichnet, mit n als gewünschte Angebotsanzahl. Der Einkauf wird zunächst nicht miteingebunden und die Anfrage und Auswahl von Angeboten wird vom Fachbereich durchgeführt. Auf den ersten Blick erscheint dies etwas ungewohnt, doch hierbei handelt es sich auch nicht um einen gewöhnlichen Standard-Prozess. Mit Guided Buying kann bei katalogisierbaren Artikeln, aber auch bei Freitext-Anforderungen, der Prozess im digitalen Einkauf optimal abgebildet werden. Diese Gruppen nehmen den größten Teil der Beschaffungsgüter ein. Doch es gibt in Unternehmen auch Bereiche, deren Anforderungen nicht mit diesen Funktionalitäten abgebildet werden können und dadurch oft als Maverick Buying in einem undefinierten Prozess außerhalb des Einkaufs stattfinden. Wie zuvor erwähnt, können dabei als Beispiel Marketing- oder Beratungsdienstleistungen für spezielle Unternehmensbereiche dienen. Wie Tactical Sourcing dieses Problem beheben kann, betrachten wir im folgenden genauer.
Ablauf des Tactical Sourcings in Guided Buying
Der Prozess beim Tactical Sourcing ist definiert und wird durch die Konfiguration des Einkaufs gesteuert. Relevant sind dabei vor allem die User-Gruppen, die für diese Funktion freigehalten sind. Es sollen nur Bereiche diese Funktion nutzen, für die sie vorgesehen sind. So werden ungewünschte Bedarfsanfragen und fehlerbehaftete Angebote vermieden. Ein weiterer Punkt der festgelegt werden muss, sind die Lieferanten, die für den User auswählbar sind. Es werden in Guided Buying nur die Lieferanten angezeigt, die für die Funktion des Tactical Sourcings qualifiziert sind. Neue Lieferanten müssen einen Freigabeprozess im Einkauf durchlaufen.
Zu Beginn gibt der Mitarbeiter die benötigten Informationen ein. Dafür wird im Vorfeld vom Einkauf ein individuelles Formblatt angelegt. In diesem Formblatt werden alle Informationen eingetragen, die der Lieferant zu einer Angebotsabgabe benötigt, aber auch die Informationen, die für den Einkauf im späteren Prozess wichtig sind. So kann sichergestellt werden, dass sowohl alle für den Lieferanten relevanten Informationen angegeben sind, aber auch für den Einkauf alle Details geklärt sind, bis es zum Freigabeprozess kommt. Formblätter können direkt in Guided Buying per Drag&Drop erstellt und angepasst werden. Die eingetragenen Informationen werden automatisch mit der Anfrage an die ausgewählten Lieferanten gesendet. Nachdem die Lieferanten ihre Angebote abgegeben haben, kann der Mitarbeiter in Guided Buying einen Angebotsvergleich durchführen und das passende Angebot auswählen. Ein Eingriff oder Freigabeprozess des Einkaufs ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht nötig. Wenn der Mitarbeiter ein Angebot ausgewählt hat, folgt der letzte Schritt in Guided Buying: Die Weiterleitung als Bedarfsanforderung. Die Anfrage mit dem Angebot wird dann vom System aus in eine Bedarfsanforderung umgewandelt. Diese Bedarfsanforderung durchläuft den standardisierten Freigabeprozess. Vorgesetzte, Kostenstellenverantwortliche oder der Einkauf müssen je nach Konfiguration die Bedarfsanforderung prüfen und freigeben. Das Angebot befindet sich dabei im Anhang der Bedarfsanforderung. Ist die Bedarfsanforderung genehmigt, erfolgt die Bestellung beim Lieferanten.
Der Prozess ist mit seinen wichtigsten Schritten in der folgenden Grafik noch einmal abgebildet.
Fazit zum Tactical Sourcing
Tactical Sourcing ist, wie andere Funktionen in Guided Buying, schnell und einfach durchzuführen. Eine Schulung als Voraussetzung ist durch die gewohnte Benutzerfreundlichkeit nicht notwendig. Bedacht werden muss auf jeden Fall, dass es sich hier nicht um einen Prozess für alle Mitarbeiter handelt. Die freigeschalteten User und Bereiche müssen sorgfältig ausgewählt werden. Natürlich gibt es auch Bereiche in denen dieser Prozess nicht notwendig ist. Für den Einkauf ist es das generelle Ziel, Maverick Buying zu verhindern, bevor die Mitarbeiter einen Prozess außerhalb des Einkaufsbereiches vorzunehmen.
Ein großer Vorteil ist dabei auch die Gewährleistung von Einkaufsrichtlinien und Compliance-Regeln. Durch die Konfiguration von Guided Buying kann der Einkauf alle relevanten Inhalte steuern. Lieferanten und Beschaffungsgüter können qualifiziert werden und durch den folgenden Freigabeprozess wird sichergestellt, dass alle notwendigen Ansprechpartner die Information zur Bedarfsanforderung erhalten.
Doch nicht nur für den Einkauf, sondern auch für die Mitarbeiter ergeben sich Vorteile mit der Nutzung von Tactical Sourcing. Das ist besonders wichtig, da sonst der Prozess nicht angenommen und genutzt werden würde. Mitarbeiter, die für die Funktion freigeschaltet sind, haben mit Guided Buying dann eine zentrale Plattform um ihre Einkaufsaktivitäten vorzunehmen. Lieferanten und Kontaktadressen sind vorhanden und der Prozess ist jederzeit transparent im System verfolgbar. Maverick Buying kann damit erfolgreich reduziert werden.
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