Mit SAP S/4HANA wurde im Modul Sourcing & Procurement die Möglichkeit geschaffen, Bedarfsanforderungen (BANF) über den bekannten SAP Business Workflow freizugeben.

Damit steht Unternehmen ein moderner, Fiori-basierter Genehmigungsprozess zur Verfügung, der ohne Programmierung konfiguriert werden kann.

Ein Vergleich mit dem Workflow aus SAP Supplier Relationship Management (SRM) liegt nahe. Nachfolgend eine kompakte Bewertung sowie eine praxisnahe Anleitung zur Einrichtung.

Vorteile des S/4HANA BANF-Workflows

• Konfiguration über Fiori-App – keine Programmierung erforderlich

• Nutzung des etablierten SAP Business Workflow Frameworks
  (Inbox, Vertretung, Weiterleitung)

• Klare Struktur mit Vorbedingungen und Schrittlogik

• Flexible Empfängerdefinition

Nachteile gegenüber SAP SRM

• Keine Ad-hoc-Genehmiger möglich

• Kein vollständiges Framework für komplexe Kundenerweiterungen

• Keine Vorschau des Genehmigungsprozesses beim Erstellen der BANF

• SRM-Workflow nicht 1:1 portierbar

Workflow-Einrichtung in SAP S/4HANA

Die Administration erfolgt über die Fiori-App:

Es kann zwischen zwei Freigabearten gewählt werden:

• Gesamtfreigabe der BANF

• Freigabe auf Positionsebene

Beispiel: Freigabe durch Kostenstellenverantwortlichen (Einkäufergruppe 002)

Zur Umsetzung wird ein Workflow mit drei zentralen Bereichen angelegt:

1. Eigenschaften

• Beschreibung des Workflows

• Definition der Gültigkeitsdauer

2. Vorbedingungen

Hier wird definiert, wann der Workflow startet.

Mögliche Kriterien:

• Erstellungskennzeichen, Buchhaltungsart, Katalog-ID

• Warengruppe, Werk, Einkäufergruppe

3. Schrittfolge im Genehmigungsworkflow

Jeder Schritt besteht aus:

• Kopfzeile, Empfänger, Vorbedingung und Ausnahmebehandlung

Kopfzeile – Schritttypen

• Positive Rückmeldung → Klassischer Genehmigungsschritt

• Automatische Genehmigung → Wenn keine Freigabe erforderlich ist

Empfängerdefinition im S/4HANA Workflow

Vorkonfigurierte Empfänger:

• Verantwortlicher des Kontierungsobjekts

• Manager des Workflow-Initiators

• Manager des Managers

Zusätzlich kann über ein BADI eine kundenspezifische Empfängerfindung implementiert werden.

Vorbedingungen auf Schritt-Ebene

Jeder Genehmigungsschritt kann zusätzliche Bedingungen erhalten.
Hier stehen die gleichen Parameter wie bei den globalen Workflow-Vorbedingungen zur Verfügung.

Ausnahmebehandlung bei Ablehnung

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Workflow abbrechen, Weiter,  Schritt wiederholen,  Workflow neu starten

Sind alle Schritte definiert, ist der Workflow aktiv und einsatzbereit.

Ergebnis in der BANF

Nach erfolgreicher Konfiguration erscheint der Genehmigungsworkflow direkt in der Bedarfsanforderung und steuert transparent den Freigabeprozess.

Fazit: SAP S/4HANA Workflow im Einkauf

Der BANF-Workflow in SAP S/4HANA bietet eine moderne, Fiori-basierte Lösung für standardisierte Genehmigungsprozesse im Einkauf.

Für komplexe, stark individualisierte Szenarien mit erweiterten Regelwerken ist das Framework aktuell noch weniger flexibel als frühere SRM-Lösungen.

Dennoch stellt es eine solide Grundlage für die Digitalisierung von Einkaufsprozessen dar.