Auch mit der Einführung von SAP Ariba als Digitalisierungsplattform für den gesamten Procure to Pay (P2P) Prozess, wird es auch weiterhin in bestimmten Fällen papierbasierte Eingangsrechnungen geben. Welche Möglichkeiten gibt es, die beiden Prozesse des elektronischen und des papierbasierten Rechnungseingangs zusammenzuführen?
Die meisten Unternehmen mit mehr als 3000 Mitarbeiter verwenden für die Kreditorenbuchhaltung und die Rechnungsprüfung SAP ERP. Mit der Nutzung von SAP Ariba Buying & Invoicing und der Integration der Lieferanten über das SAP Ariba Geschäftsnetzwerk steht ihnen eine umfassende Standardlösung für den digitalen Rechnungseingang mit Integration in die SAP ERP (oder auch S/4 HANA) basierte Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung.
Lieferanten können Rechnungen direkt in ihrem ERP-System oder über die webbasierte Oberfläche des Ariba Geschäftsnetzwerks erstellen und ihnen elektronisch übermitteln (E-Invoicing). Nach automatischer und ggf. manueller Prüfung und Freigabe der Rechnung in SAP Ariba Buying & Invoicing wird diese im SAP ERP System verbucht und kann zur Zahlung angewiesen werden. Der Rechnungsstatus ist vom Lieferant jederzeit über die webbasierte Oberfläche des Ariba Geschäftsnetzwerks einsehbar.
Im dem Video(Youtube) sehen Sie eine kleine Live Demo.
Ihr Ziel sollte natürlich die vollständige Digitalisierung der Rechnungen über alle Lieferanten hinweg sein. Aber das gelingt natürlich nicht immer bzw. ist ein fortlaufender Prozess. Für den papierbasierten, postalischen Weg bietet SAP Ariba die Dienstleistung Invoice Conversion Service an und arbeitet dabei mit externen Dienstleistern zusammen.
Ihre Lieferanten versenden die Rechnung an den Dienstleister, der für die Digitalisierung und auf Wunsch auch für die Archivierung in ihrem Namen zuständig ist. Dort werden die Rechnungen gescannt, geprüft und ggf. archiviert. Dabei findet eine Konvertierung in das Ariba-Rechnungsformat statt. Die einzelnen Datenfelder auf der Rechnung werden beim Scannen erkannt und in die digitale Rechnung übertragen. Nach einer Qualitätskontrolle wird die digitale Form der Rechnung (XML-Datei mit den Datenfeldern und die gescannte Bild-Datei) an das SAP Ariba Geschäftsnetzwerk übergeben. Hier erfolgt die Weiterleitung an den digitalen Rechnungseingang innerhalb der Lösung SAP Ariba Buying & Invoicing. Ab diesem Zeitpunkt verläuft der Prozess zur Rechnungsprüfung, Freigabe und Übergabe an SAP ERP bzw. S/4 HANA analog dem Ablauf der elektronischen Rechnungsübermittlung (e-Invoicing).
Wie verarbeiten Sie papierbasierte Eingangsrechnungen? Ist e-Invoicing bereits ein Thema? Über ihr Feedback oder ihren Kommentar freuen wir uns!
Mirko Heger
Kurzvita zum Autor
Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.
