Warum MaRisk?
Die Mindestanforderungen an das Risikomanagement, abgekürzt MaRisk, gibt es schon seit 2005 und werden von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) veröffentlicht. Im Jahr 2012 wurden sie im Zuge der globalen Finanzkrise weiterentwickelt und haben das Ziel das Risikobewusstsein auf allen Ebenen zu schaffen und den Finanzsektor robust gegen Krisen und dessen Auswirkungen auszurichten. Der Allgemeine Teil 9 (AT 9) der MaRisk beschäftigt sich mit dem Thema Auslagerung von Prozessen und Aktivitäten, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Bankgeschäften und Finanzdienstleistungen stehen.
Die Risiken in diesem Zusammenhang sind, neben Verlust von Know-how, die Abhängigkeit von Dienstleistern, die Weitergaben von Verantwortungen und die Aufrechterhaltung der Kontinuität bei der Beendigung. Deshalb ist ein Risikomanagement erforderlich, bei dem Kreditinstitute auf Grundlage einer Risikoanalyse festlegen, welche Auslagerungen von Aktivitäten und Prozessen wesentlich bzw. unwesentlich sind und welche Maßnahmen zur Beherrschung dieser Risiken ergriffen werden. Um dies zu gewährleisten, muss jedes Institut Rahmenvorgaben festlegen.
Die Menge der in der Folge zu berücksichtigenden Risiken ist komplex, gilt es doch Risiken der unterschiedlichsten Unternehmenseinheiten zu berücksichtigen. Die Bewertung, wie mit den erkannten Risiken umzugehen ist, ist dann Gegenstand der Risikoanalyse und bereits im Zuge der Beschaffung vorzunehmen.
MaRisk – was bedeutet dies für die Beschaffungsprozesse?
Ein „normaler“ Beschaffungsprozess enthält z.B. Schritte wie Ausschreibung, Lieferantenauswahl und Vertragsabschluss, die in der Verantwortung des Einkaufs durchgeführt werden. Sollen Aktivitäten und Prozesse ausgelagert werden, müssen im Beschaffungsprozess die aus den MaRisk erwachsenden Anforderungen zusätzlich berücksichtigt werden.
Je nach Art der Auslagerung sind weitere Bereiche wie z.B. Auslagerungsmanagement, Rechtsabteilung, Informationssicherheit oder Datenschutzbeauftragte in den Beschaffungsprozess einzubeziehen. Es müssen Bereiche, die normalerweise wenig Berührungspunkte mit der Beschaffung haben, in den Prozess integriert werden. Der Einkauf kann hier, durch die Koordination des Gesamtprozesses, seine Stellung im Unternehmen festigen.
Handelt es sich um eine Auslagerung, die in den Regelungsbereich der MaRisk fällt, ist eine Risikoanalyse durchzuführen. Weiterhin sind mit der inhaltlichen Gestaltung des Auslagerungsvertrags Anforderungen verknüpft, die sich in entsprechenden Vertragsklauseln niederschlagen (z.B. Berechtigung zur Prüfung durch die BaFin).
Nach Vertragsabschluss ist die Dienstleistungsqualität in einem vorgegebenen Turnus zu bewerten. Berichte sollen die Ergebnisse im Hinblick auf die vertraglichen Vereinbarungen dokumentieren.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein Beschaffungsprozess, in dessen Rahmen zusätzlich die Vorgaben aus den MaRisk zu berücksichtigen sind, eine Steigerung sowohl der Prozesskomplexität, der Anforderungen an Inhalte und Prüfungen darstellt.
Warum Lösungsentwicklung in Kooperation?
Die Entwicklung der Lösung erforderte 2 Kernkompetenzen:
– die Anforderungen der BaFin und deren Grundlagen zu kennen sowie die Beratungskompetenz für deren Umsetzung (betriebswirtschaftliche, organisatorische und juristische Kompetenz)
– die Kenntnisse und Lösungen zu Beschaffungsprozessen und deren Implementierung (betriebswirtschaftliche und technische Kompetenz)
Die Firma Deutsche Business Consulting GmbH ist langjähriger Partner von Unternehmen im Finanzsektor für Beschaffungsprozesse, deren Implementierung und den Betrieb von SAP-Lösungen. In einer Kooperation mit der microfin Unternehmensberatung GmbH, die ihren Schwerpunkt im Outsourcing in der Finanzbranche hat, wurde eine MaRisk konforme Lösung für Kreditinstitute und Versicherungen auf der Grundlage von SAP Ariba entwickelt. Die Lösung basiert somit auf einer etablierten und zukunftssicheren Standardlösung. Damit ist die technische Weiterentwicklung, die Wartung und die Nutzung von Standardschnittstellen sichergestellt. Die inhaltliche und prozessuale Weiterentwicklung, z.B. bei Änderungen der BaFin-Anforderungen, können Sie übernehmen oder auf die Unterstützung von microfin und DBC zurückgreifen.
- Sie erhalten ein Prozesstemplate auf Basis eines Best Practice Prozesses. Dieses Template wird für Ihre Organisation ausgeprägt. So werden zum Beispiel die relevanten Bereiche wie Auslagerungsmanagement, Revision, Einkauf, IT und Rechtsabteilung sowie Lieferanten in den Prozess einbezogen. Das Template definiert die, von der BaFin geforderten, Rahmenvorgaben in Ihrem Institut.
- Die Prozessvarianten berücksichtigen jeweils die Anforderungen an wesentliche und unwesentliche Auslagerungen sowie sonstige Fremdbeschaffung.
- Vorlagen für die Risikoanalyse, IT-Anforderungen, Vertragsinhalte und Klauseln können abhängig von der Risikoklassifizierung den Prozessen zugeordnet und revisionssicher geprüft und angepasst werden. Sie haben die Möglichkeit Best-Practice-Vorlagen zu nutzen oder bereits vorhandene Inhalte einzubinden.
- Der Prozessstatus ist jederzeit abrufbar. Der aktuelle Bearbeiter kann umgehend ermittelt werden.
- Umfangreiche Berichtsfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit aktuell Informationen abzurufen Die Berichte können ohne Programmierkenntnisse angepasst und in Excel weiterverarbeitet werden.
- Die Dokumente sind digital abgelegt und revisionssicher im Zugriff.
- Gemäß des geforderten Turnus (z.B. jährlich für wesentliche Auslagerungen) werden Aufgaben, deren Bearbeiter und der Zeitpunkt der Bearbeitung definiert und automatisch die Bearbeitungsschritte aktiviert.
- Der Prozesshorizont umfasst die Teilprozesse der Ausschreibung und des Vertragsmanagements. Bei Bedarf kann auch nur einer dieser Teilprozesse implementiert werden.:
Ausschreibungsmanagement (SAP Ariba Sourcing):
- Ausschreibungsanfrage (Sourcing Request)
- Informationsanfrage (RFI)
- Ausschreibung (RFP)
- Auktion
Vertragsmanagement (SAP Ariba Contracts):
- Individuelle Vertragserstellung mit verschiedenen Klausel-Bausteinen
- Operativer Vertrag / Vertragspositionen
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Wie sieht es bei den Versicherungen aus?
Der Ausgliederungsprozess der Versicherungen nach VAG ähnelt dem Prozess der Banken, wodurch auch dieser mit unserer Lösung abgebildet werden kann. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem nächsten Blog.
Sprechen Sie uns an! Sie erreichen uns unter:
Deutsche Business Consulting GmbH
+49 (0) 6172- 85010-0
microfin Unternehmensberatung GmbH
+ 49 (0) 6172 177 63-0
Wenn Sie weitere Fragen haben oder über einzelne Funktionen gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen oder uns direkt kontaktieren.
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Alexander Ücker
Kurzvita zum Autor
Ich bin als Partner bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Seit den 90er Jahre arbeite ich mit IT-Lösungen für Einkaufsprozess. Mein Schwerpunkt liegt dabei auf SAP-Lösungen. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Einkaufsbereichen im Rahmen der Projekte kenne ich neben den technischen auch die fachlichen Prozesse.
