Mit Guided Buying in SAP Ariba wird der operative Einkauf für alle Mitarbeiter im Unternehmen vereinfacht und größtmöglich automatisiert. Es ist eine Oberfläche für alle Mitarbeiter, um ihre Einkaufsaktivitäten vorzunehmen. Dabei ist es auch für Mitarbeiter ohne Einkaufserfahrung und vorheriger Schulung möglich, die Prozesse in Guided Buying durchzuführen. Dies wird durch die intuitive Benutzerführung ermöglicht. Mit wenigen Klicks und Bildschirmwechseln können mit der Katalogsuche gewünschte Artikel bestellt werden. Der Prozess kann mit der Benutzererfahrung aus dem privaten B2C-Bereich verglichen werden. Waren bisher Einkaufssysteme in Unternehmen komplex und nicht ohne vorherige Einführung anwendbar, werden nun mit SAP Ariba Guided Buying diese Probleme gelöst. Bei der Einführung von Guided Buying werden Benutzer das System dadurch schneller annehmen und nutzen. Durch die erkennbaren Vorteile für den Anwender wird er jederzeit darauf wieder zurückgreifen und bisherige negative Verhaltensweisen, wie z.B. Maverick Buying ablegen.
Guided Buying dient dabei als zentrale Plattform, auf der alle Einkaufsaktivitäten vorgenommen werden können. Eine Vielzahl von Aufgaben werden dort an einer Stelle abgebildet. Kataloge können durchsucht werden, Angebot von freigegeben Lieferanten können eingeholt werden oder auch bestellte Waren eingebucht werden. Eingriffe von Einkaufsmitarbeitern werden dabei in diesen Prozessen nicht benötigt. Die operativen Einkaufsprozesse werden in Guided Buying nahezu vollständig automatisiert. Im optimalen Fall muss kein Einkäufer von der Bestellung an den Lieferanten bis hin zur Warebuchung eine Tätigkeit im System durchführen. Gleichzeitig können dabei durch konfigurierbare Policies die Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Im folgenden Text wird dieser Aspekt noch näher erläutert werden. Durch die Konfiguration von Guided Buying in der Einführungsphase werden alle benötigten Prozesse aufgenommen, definiert und eingestellt. Eine Verknüpfung zu weiteren relevanten Systemen wie SAP Fieldglass oder SAP Concur ist dabei problemlos möglich. In der operativen Durchführung gibt Guided Buying alle Daten an SAP Ariba weiter, mit dem Einkaufsmitarbeiter Bestellungen, Workflows und Auswertungen einsehen oder auch bearbeiten können. Im weiterführenden Zusammenhang können diese Daten wiederum mit dem ERP verknüpft werden. Als Möglichkeit bietet sich hier SAP CIG, über das wir in unserem Blog schon berichtet haben.
Aufbau und Struktur der Benutzeroberfläche
Damit auch die Benutzer das neue System annehmen und ohne Schulung nutzen können, ist die Oberfläche von enormer Bedeutung. Damit dieser Plan aufgeht, wird eine intuitive und natürlich auch optisch ansprechende Oberfläche benötigt. Mit SAP Ariba Guided Buying ist genau dies gelungen. Die Oberfläche ist einfach aufgebaut, selbsterklärend und klar strukturiert. Zentraler Punkt in der Oberfläche von Guided Buying ist die Startseite. Von dort aus kann der Benutzer durch die Suchzeile Produkte in verfügbaren Katalogen suchen. Alternativ kann er durch individualisierte Menüpunkte geführt werden. Diese Menüpunkte werden durch Kacheln dargestellt und mit entsprechenden Bildern visualisiert. Erklärungen und Texte können dabei auf die Corporate Identity angepasst werden. Mit Hilfe der Kacheln gelangt der Benutzer so zu untergeordneten Bereichen, die ein spezifischere Kategorisierung ermöglichen.
Den Kacheln selbst können dabei verschiedene Funktionen zugeordnet werden. Es gibt Kacheln, die eine bestimmte Aktion auslösen, wie z.B. ein Sourcing Request oder eine Freitext-Bestellung, aber auch Kacheln die zu einer externen Website führen können. Generell sind für alle einkaufsrelevanten Funktionen entsprechende Kacheln vorhanden. Für häufig genutzte Waren kann dabei auf einer spezifischen Unterkategorie auch eine Kachel für bestimmte Artikel angelegt werden. Nicht nur favorisierte Artikel, sondern auch die Lieferanten können in Guided Buying für Benutzer definiert werden, die für einzelne Warengruppen in Frage kommen. So kann der Einkauf steuern, welche Vorschläge der Benutzer für seine Suche bekommt, damit auch die richtigen Lieferanten und gewünschten Produkte ausgewählt werden. So kann verhindert werden, dass bei unqualifizierten Lieferanten Artikel bestellt werden, oder nicht freigegebene Waren angeliefert werden. Zur Individualisierung stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Von den Bildern bis hin zur Struktur, dem Aufbau der Unterkategorien und den dort enthaltenen Kacheln, lässt sich Guided Buying komplett selbst konfigurieren.
Besonders hervorzuheben ist die Übersicht der einzelnen Vorgänge. Trotz Einfachheit der Vorgänge in Guided Buying, erhält man zu jedem Zeitpunkt zahlreiche Informationen und Transparenz. Die Menüpunkte sind klar und strukturiert aufgebaut. Ein endloses Suchen, wie man es aus anderen Systemen gewohnt ist, ist hier nicht nötig. Auch während des operativen Bestellprozesses sind auch für ungeübte Einkäufer relevante Einkaufspunkte wie Kostenrechnung und Genehmigungsstufen verständlich dargestellt und schnell zu verstehen. Wie schon zuvor gesagt, ist die Benutzeroberfläche tatsächlich mit der Einfachheit aktueller Vorzeigemodelle aus dem privaten B2C Shopping-Erlebnis zu vergleichen.
Funktionale Möglichkeiten in Guided Buying
Wie dargestellt dient Guided Buying als zentrale Oberfläche für alle relevanten Einkaufsaktivitäten. Dabei gehen die enthaltenen Funktionalitäten über operative Tätigkeiten, wie die Katalogsuche, hinaus bis hin zu strategischen Bereichen.
Die in einem vorigen Artikel vorgestellte Spot Buy Funktion ist dabei ebenfalls enthalten. Werden Artikel in den vorhandenen Katalogen nicht gefunden, können diese über Spot Buy mit Mercateo Unite beschafft werden. Die Zugangsberechtigung zu dieser Funktion wird dabei über den einzelnen User-Account bestimmt. So lassen sich Beschränkungen für einzelne User-Gruppen definieren. Neben den gewohnten Genehmigungsstufen, gibt es in Guided Buying eine weitere Möglichkeit, die sicherstellt, dass die Einkaufsrichtlinien gewährleistet werden, nämlich sogenannte Policies. In dem Bereich der Policies bietet Guided Buying weiterführende Funktionen die es dem Einkauf erlauben, Beschränkungen beim operativen Einkauf einzustellen. Benutzer können so entweder nur auf Richtlinien hingewiesen werden, oder werden dazu aufgefordert eine Begründung für die Bedarfsanforderung abzugeben. Mit Hilfe bestimmter Parameter, können so unerwünschte Bedarfsanforderungen automatisch vom System abgelehnt werden, bevor es zu einer Weiterleitung der Bedarfsanforderung kommt. Die Definition dieser Policies wird in der Einführungsphase kundenindividuell durch den Einkauf vorgegeben. Eine Änderung dieser Policies oder auch einzelner Parameter ist jederzeit durch den Administrator möglich.
Anwendungsfälle für den strategischen Bereich sind auch in Guided Buying abbildbar. So können unter anderem Sourcing-Anfragen aus Guided Buying heraus angefordert werden. Damit alle notwendigen Informationen aus dem Fachbereich aufgenommen werden, können je nach Bedarfsfall spezifische Formulare erstellt werden. Diese Formulare können vom Administrator einfach per Drag&Drop konfiguriert werden. Die Formulare sind dabei nicht auf den strategischen Bereich begrenzt. So können durch Formulare z.B. bei der Anforderung von Visitenkarten eingegeben Informationen des Benutzers zu seinen Kontaktdaten etc. direkt mit der Bestellung an den Lieferanten gegeben werden. Ein Eingriff durch einen Einkaufsmitarbeiter ist auch hier nicht notwendig. In diesem Zusammenhang spricht man auch von der Transformation zu no-touch Transaktionen. Eine weitere strategische Funktion gewährt es den Benutzern Angebote von Lieferanten einzuholen. Dabei können vom Einkauf qualifizierte Lieferanten vorgegeben werden, die sichtbar sein sollen. Bei diesem Tactical Sourcing ist es möglich Maverick Buying im eigenen Unternehmen zu reduzieren. Der Prozess des Tactical Sourcings wird hier in unserem Blog noch speziell in dem nächsten Artikel näher betrachtet.
Ein umfassender Einblick in Guided Buying mit der Darstellung einzelner Funktionalitäten wird in diesem Video(Youtube) dargestellt.
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder über einzelne Funktionen in Guided Buying gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen.
