Im Bereich des indirekten Einkaufs spielen Lieferantenkataloge und das Katalogmanagement eine entscheidende Rolle. Für die Mitarbeiter ist ein gut gepflegter und aktueller Multi-Lieferantenkatalog ein entscheidender Akzeptanzfaktor für die gesamte Einkaufslösung. Im Einführungsprojekt von SAP Ariba Buying werden die Grundlagen dazu gelegt. Wie gehe ich im Projekt vor und welche Möglichkeiten bietet mir die Plattform?
Kataloge und Lieferantenkommunikation als Teilprojekt
Wie auch in allen anderen Bereichen der Einführung von Ariba Modulen gibt es auch für das Thema der Kataloge und Lieferantenkommunikation eine gut strukturierte Vorgehensweise. Unter dem Titel Supplier Enablement wird ein Teilprojekt initiert. Dabei werden die bestehenden Lieferantenbeziehungen untersucht und priorisiert. Entscheidungskriterien sind u.a. Transaktionsvolumen, strategische Wichtigkeit und technische Fähigkeit. Die identifizierten Lieferanten werden gruppiert und in eine zeitliche Reihenfolge gebracht (Wave Planning). Anschl. findet die Kommunikation und Aktivitätenplanung mit den Lieferanten statt. Falls noch nicht geschehen, empfiehlt es sich mit den Kernlieferanten Preise und Rahmenverträge zu verhandeln. Da die Katalogdaten aller Lieferanten für den Endanwender in einem Multilieferantenkatalog präsentiert werden, ist eine übergreifende Warengruppenstruktur (Hierarchie) festzulegen.
Content-Management und Aktualisierung
Mit jedem einzelnen Lieferanten wird die Sortimentsauswahl und die Katalogbereitstellung abgestimmt. Die Erstellung der Kataloge im definierten Format erfolgt in der Regel durch den Lieferanten. Als Katalogformate stehen CIF (Catalog Interchange Format – Ariba-spezifisch), cXML (commerce eXtensible Markup Language) oder BMEcat 1.2 (BME Katalog-Format) zur Auswahl. Benötigt der Lieferant dabei eine Hilfestellung, steht ihm das Service Center von Ariba in seiner Sprache zur Verfügung. Über die Weboberfläche des Ariba Netzwerks erfolgt die Katalogbereitstellung selbständig durch den Lieferanten. Neben Artikelattributen wie Artikelnummer, Beschreibung, Warengruppe, Mengeneinheit und Preis können und sollten auch Bilder bereitgestellt werden. Beim Upload der Katalogdaten werden diese technisch geprüft. Die Prüfung erfolgt auf Basis vorher definierter Valdierungsregeln. Nach erfolgreicher Verarbeitung der Katalogdaten wird der zuständige Einkäufer (Katalog-Manager) per Email über den neuen Katalog informiert. Wichtig hierbei ist die Verbindung zwischen dem Ariba Netzwerk und ihrer Ariba Buying Einkaufslösung. Technisch handelt es sich dabei um separate Lösungen. Über einen Mechanismus (Subskription) werden die eingestellten Katalogdaten aus dem Ariba Netzwerk in die Ariba Buying Einkaufslösung automatisch übertragen.
Genehmigung und Veröffentlichung
Stehen die Katalogdaten technisch fehlerfrei in der Ariba Buying Einkaufslösung bereit, folgen die drei Schritte fachliche Analyse, Genehmigung und Aktivierung (Veröffentlichung). Die fachliche Analyse dient zur Sicherstellung der Vollständigkeit und fachlichen Korrektheit der Daten. Dabei steht ihnen ein Analysereport der Daten zur Verfügung. Nach erfolgter Freigabe muss der Katalog aktiviert (veröffentlicht) werden. Durch die Aktivierung können die Endanwender im Multi-Lieferantenkatalog der Ariba Buying Einkaufslösung auf die Artikel zugreifen und Bedarfsanforderungen damit erstellen. Die Genehmigung des neuen Katalogs erfolgt über ein Mitglied der Benutzergruppe Kataloggenehmiger. Alternativ ist auch eine automatische Genehmigung durch das System ohne eine Aktion durch einen User/Manager möglich.
Zentrale Erfolgsfaktoren
Aus meiner Sicht sind für ein erfolgreiches Katalogmanagement folgende drei Faktoren ausschlaggebend:
1. Klare und verbindliche Absprachen mit dem Lieferanten
2. Gute Kommunikation und stringentes Zeit- und Aktivitätenmanagement
3. Support der Lieferanten
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Katalogmanagement gemacht? Was sind aus ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren? Über Ihr Feedback freuen wir uns!
Mirko Heger
Kurzvita zum Autor
Ich bin als Projektmanager und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.
