Hauptbestandteil in SAP Ariba Sourcing ist die Durchführung von Ausschreibungsprojekten zur Auswahl des geeignetsten Lieferanten. Für diesen Prozess gibt es vielfältige Möglichkeiten sein eigenes Projekt ganz individuell zu gestalten. Je nach Ausschreibungsgegenstand kann der Fokus so u.a. auf die umfassende Informationsbeschaffung qualitativer Merkmale gelegt werden, oder aber um die Rahmenbedingungen so auszuwählen, damit man den besten Preis erhält.
Zunächst gibt es bei der Erstellung eines Ausschreibungsprojektes in SAP Ariba Sourcing die Möglichkeit den Umfang des Projektes auszuwählen. Bei einem „Quick Project“ handelt es sich um einen einzelnen Vergabeprozess. Hingegen hat der Projekteigentümer bei einem „Full Project“ die Möglichkeit komplexe Funktionen des Projektmanagements zu integrieren. Diese Option eignet sich vor allem bei komplexen Ausschreibungsgegenständen bei denen es auf das Entwicklungs-Know-How des Lieferanten ankommt und die keine standardisierten Artikel sind. Durch zusätzliche Funktionen ist es hier möglich Aufgaben zuzuweisen, Dokumente auszutauschen oder zu bearbeiten, Nachrichten zu versenden und mit dem Lieferanten als externe Person im Projekt zusammenzuarbeiten. Der gesamte Aufbau eines Projekts ist in der folgenden Abbildung exemplarisch zusammengefasst.
Bei dem Format des Ausschreibungsprojektes gibt es neben der Standardausschreibung (Request for Proposal) noch die Option eine vorangehende Informationsbeschaffung durch ein Request for Information durchzuführen, oder eine Auktion zu veranstalten. Bei der Auktion liegt der Fokus auf der Erreichung des besten Einkaufpreises. Hierbei handelt es sich um die besser bekannte Reverse Auction, sodass der Preis im Laufe der Auktion niedriger wird. Doch auch die Möglichkeit einer Forward Auction besteht, um etwa übrig gebliebenes Material wieder zu verkaufen. Es können auch mehrere Ausschreibungsformate aneinandergereiht werden. So kann man in einem ersten Schritt ein Request for Information durchführen um eine Vorauswahl der Lieferanten zu treffen und mit der Short-List in einem Request for Proposal dann das besten Angebot auszuwählen.
Im nächsten Prozessschritt müssen die Vergaberegeln angepasst werden. Die Ausschreibung kann damit so gestaltet werden, dass der Wettbewerb unter den Anbietern gefördert wird und die besten Ergebnisse erzielt werden können. Unter den folgenden Bereichen sind einige dieser Funktionen aufgeführt:
- Timing-Rules
Bei der Anlage von mehreren Artikeln, die angeboten werden sollen, kann die zeitliche Abfolge zur Angebotsabgabe bestimmt werden. Wenn nicht für alle Artikel parallel Angebote angeboten werden sollen, kann die Angebotsabgabe von Bietern auch einzeln nacheinander oder gestaffelt erfolgen. Haben Bieter bei einer sukzessiven Abfolge bisher keine Artikel erhalten, können sie Ihre Bemühungen gegen Ende einer Ausschreibung intensivieren, d.h. günstigere Angebote abgeben als sie bei einer parallelen Ausschreibung angeboten hätten. - Bidding-Rules
Wenn Lieferanten zwar die angefragten Waren anbieten können, aber trotzdem noch eine günstigere Variante verfügbar haben, können sie auch ein alternatives Angebot abgeben. Sofern diese Funktion unter den Bidding-Rules aktiviert ist. Bevor ein alternatives Angebot abgegeben werden kann, muss jedoch zunächst die ursprünglich angefragte Ware angeboten werden. - Currency-Rules
Während Global Sourcing Ausschreibungen ist es oft problematisch, den Überblick bei Angeboten verschiedener Währungen zu behalten. Um dennoch einen Angebotsvergleich zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit Währungskurse zu hinterlegen, welche die entsprechende Angebote automatisch in die gewünschte Währung umwandeln. - Market Feedback
Um den Wettbewerb bei einer Ausschreibung zu erhalten, können Anbieter Informationen bezüglich Wettbewerbsangebote bekommen. Wahlweise können Lieferanten nach Angebotsabgabe den Rang ihres Angebotes sehen oder den Betrag des günstigsten Angebotes.
Um die Ausschreibung nach Anlage der Vergaberegeln zu vervollständigen, können neben dem Projekteigentümer noch weitere Teammitglieder hinterlegt werden. Lieferanten können aus dem vorhandenen Lieferantenpool ausgewählt werden, oder durch eine offene Anfrage (auch anonym) gesucht werden. Bevor dann die Ausschreibung veröffentlicht werden kann, ist nur noch die Anlage der Ausschreibungsinhalte notwendig. Dies können einzelne Artikel sein, aber auch eine Befragung zur Bewertung der Lieferantenkompatibilität bei einem Request for Information.
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