RFP/RFQ oder Auktion: Die Wahl der richtigen Sourcing-Strategie

Mit SAP Ariba Sourcing besteht für Unternehmen die Möglichkeit, den strategischen Einkauf in einer digitalen Lösung abzubilden. Bei der Einführung liegt dabei ein Schwerpunkt auf dem individuellen Sourcing-Prozess im strategischen Einkauf. In Unternehmen sind bei diesem Prozess viele Verbesserungspotenziale erkennbar. Leider werden oft Ausschreibungen nicht optimal durchgeführt. Durch unstrukturierte Sourcing-Prozesse werden nicht nur weniger Savings generiert, sondern auch das Risiko der Supply Chain wird durch die falsche Lieferantenauswahl erhöht. Als Lösung hierfür bietet SAP Ariba bereits Best Practises zur optimalen Durchführung von Ausschreibungen.

Entscheidend für den Erfolg einer Ausschreibung ist die Wahl der richtigen Strategie. Welche Strategie nun die beste ist, hängt von mehreren Faktoren ab, die sich von Fall zu Fall unterscheiden können. Natürlich lassen sich bestimmte Beschaffungsgüter, Branchen oder Umfeldbedingungen in ein generell gültiges Muster abbilden. Ein Faktor, der dabei aber oft vergessen wird, ist das eigentliche Ziel der Ausschreibung selbst. Möchte ich den günstigsten Preis haben, ist anders vorzugehen, als bei einem Sourcing-Prozess bei dem der Lieferant in meine Wertschöpfungskette integriert ist, um qualitative Produktmerkmale zu optimieren.

Die Definition des Sourcing-Prozesses sollte deshalb nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, bei dem bereits die zu Beginn erstellte Strategie den Erfolg ausmacht. Damit diese Komplexität den Einkäufer nicht zu viel Bearbeitungsaufwand abverlangt, gibt es in SAP Ariba verschiedene Möglichkeiten diesen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Mit Sourcing-Templates, den vorkonfigurierten Sourcing-Prozessen oder der Sourcing-Library ist daher auch bei großen Beschaffungsprojekten eine einfache Durchführung möglich: Habe ich ein komplexes Beschaffungsgut auszuschreiben, empfiehlt sich ein Full-Project in SAP Ariba Sourcing. Dort kann ich dann Sourcing-Prozesse auswählen, die ich in der Einführungsphase mit entsprechende Experten für meine konkreten Anforderungen erstellt habe. Bei der Wahl des Ausschreibungs-Types kann ich auf definierte Templates zurückgreifen. Entsprechen diese Templates nicht den Anforderungen meines Beschaffungsproduktes, kann ich auf zusätzliche, alternative Inhalte oder auch Inhalte aus vergangenen Beschaffungsprojekten in der Sourcing Library zurückgreifen.

Welcher Ausschreibungstyp ist der passende?

Eine Frage, die oft gestellt wird, bezieht sich auf die Eignung verschiedener Ausschreibungs-Varianten für spezielle Beschaffungsvorgänge. Nicht immer ist eine Auktion (oder englisch Auction) geeignet und führt zum gewünschten Ziel. Für bestimmte Situationen ist ein Request for Proposal / Request for Quotation (RFP/RFQ) der bessere Weg. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt sich die fallspezifische Prüfung. Für eine erste Annäherung an die Thematik kann aber auf generelle Ausprägungen geachtet werden. In der folgenden Tabelle wird dabei eine Auswahl dieser Ausprägungen dargestellt. Je nach Ausprägungsgrad ist ein RFP/RFQ oder eine Auction geeignet.

 

Die dargestellten Ausschreibungs-Varianten beziehen sich dabei auf Vorgänge, für die ein monetäres Angebot abgegeben werden soll. Es kommt aber auch der Fall vor, dass ich zunächst die generelle Eignung von Lieferanten überprüfen möchte. Dafür steht der Request for Information (RFI) in SAP Ariba Sourcing zur Verfügung. Mit einem RFI kann ich Lieferanten für mein Ausschreibungsprojekt qualifizieren und die Bewertung der Eignung durch eine vordefinierte Bewertungsmatrix oder auch durch auch die Bewertung von Team-Mitgliedern gewährleisten. Ich kann dadurch meine Lieferanten-Longlist in die Lieferanten-Shortlist überführen. So kann sichergestellt werden, dass ich mich im weiteren Prozess nur mit den Lieferanten beschäftige, die auch meine Anforderungen erfüllen können.

Bei diesem Fall wird schnell klar, dass sich ein Ausschreibungsprojekt nicht nur auf eine einzige Ausschreibungs-Variante beziehen muss. Es können mehrere Schritte miteinander zu einem Multistage-Sourcing kombiniert werden.

Abbildung komplexer Beschaffungsprojekte durch Multistage-Sourcing

Mit dem Multistage-Sourcing kann die erstellte Sourcing-Strategie umgesetzt werden. Es werden dabei einzelne Ausschreibungsvarianten aneinandergefügt, um im letzten Schritt die optimalen Bedingungen für die Zielerreichung zu schaffen. Eine beispielhafte Darstellung des Multistage-Sourcings ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Dieser Prozess kann je nach Bedarf geändert werden. So kann zum Beispiel ein RFP/RFQ solange wiederholt werden, bis alle Voraussetzungen für eine abschließende Auktion geschaffen worden sind. Oder es kann auf den RFI verzichtet werden, wenn ich bereits eine Lieferanten-Shortlist habe. Auch hier gilt, dass der Prozess je nach Beschaffungsziel angepasst wird.

In dem dargestellten Fall bewerte ich im ersten Schritt die verfügbaren Lieferanten und wähle dadurch die Lieferanten aus, die alle meine Anforderungen erfüllen. So kann zusätzlicher Klärungsaufwand im weiteren Ausschreibungs-Prozess verhindert werden. Mit der Lieferanten-Shortlist gehe ich dann in die nächsten Runde, einem RFP/RFQ. Mit meiner detaillierten Anfrage erhalte ich so konkrete Angebote, um eine erste Bewertung der Wettbewerbsfähigkeit vorzunehmen. Mit den geeigneten Lieferanten gehe ich dann in eine Auktion, um so den besten Preis zu erhalten. In diesem beispielhaften Fall lag nun der Fokus auf dem Preis. Handelt es sich hingegen um strategische Lieferanten und ein komplexes Gut mit einer hohen Preisvarianz, ist eine Auktion nicht zu empfehlen. Für diesen Fall kann ich im Multistage-Sourcing u.a. mehrere RFP/RFQ-Ausschreibungen aneinanderreihen. Einige Grundregeln sind aber auch im Multistage-Sourcing unbedingt zu beachten. Ein RFI sollte dabei gleich zu Beginn durchgeführt werden. Eine Auktion bildet immer den Abschluss eines Ausschreibungsprozesses. Mit einer Auktion wird der endgültige Verhandlungsprozess auf die Lieferanten übertragen und dient dazu, den besten Preis zu erhalten. Wenn nach der Auktion eine weitere Verhandlungsrunde ansteht, werden nicht die bestmöglichen Preise abgegeben, sondern als Puffer für die folgende Runde zurückgehalten. Eine Überführung der Lieferanten-Longlist in eine Lieferanten-Shortlist durch eine Auktion ist daher nicht möglich.

Durch diese Funktionalitäten in SAP Ariba Sourcing ist es Einkäufern möglich, für jeden Beschaffungsfall vorbereitet zu sein und die gesteckten Ziele zu erreichen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird dadurch optimiert und erlaubt es trotz variabler Komplexität Ausschreibungsprojekte mit geringem Aufwand durchzuführen. Die Vorteile dabei für den Einkauf mit SAP Ariba Sourcing werden im folgenden Video schnell und verständlich dargestellt.

SAP Ariba Sourcing: A Simple Explanation

 

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Daniel Späth

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Einkaufsberater und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus sowohl im strategischen SAP Ariba Sourcing, als auch im operativen SAP Ariba Buying. In meinen bisherigen Projekten war ich in vielfältigen Branchen eingesetzt. Meine Wurzeln liegen jedoch in der Automobilindustrie, in der ich mehrere Jahre als Einkäufer gearbeitet habe.

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