SAP Ariba Buying & Invoicing - Highlights aus dem Q4/2019 Release

 

1. Erweiterung der Funktionalität beim Import von Bedarfsanforderungen mit deaktivierten Katalogartikeln

Werden beim Import von Bedarfsanforderungen (z.B. aus SAP S/4HANA) Artikel aus einem Katalog oder einem Kontrakt erkannt, die in Ariba Buying bereits deaktiviert waren, wird die Anforderungsposition als Freitextposition (AdHoc-Item) angelegt. Dadurch wird der Fehler behoben, dass die Anforderung im Status "Composing" verbleibt und der Genehmigungsprozess nicht automatisch startet.

Das Feature ist nicht automatisch verfügbar (Default: OFF). Um es zu nutzen, muss ein Service Request in Ariba Connect gestellt werden. Der Parameter Application.Purchasing.ExcludeItemMasterIfCatalogInactive ist zu aktivieren.

 

2. Automatische Vorbelegung von Feldwerten für definierte Felder in Bedarfsanforderungen oder Rechnungen bei Verwendung von PSP-Elementen aus SAP ERP oder S/4HANA

Bei der Verwendung von PSP-Elementen als Kontierungstyp in Bedarfsanforderungen oder Rechnungen (SAP ERP oder S/4HANA Modul "Projektsystem - PS" als Controlling-Tool) müssen bestimmte Felder wie Sachkonto, Kostenstelle, Warengruppe und Positionskurzbeschreibung aus dem PSP-Element gezogen und in der Anforderungsposition vorbelegt werden. Die "einfache" Ariba-Logik der Sachkontenfindung über die Datei "ERPCommodityCodeMap" reicht an dieser Stelle nicht mehr aus, um die korrekten Werte zu ermitteln und vorzubelegen. Über Customzing von Service-Mitarbeitern von Ariba kann dies nun technisch umgesetzt werden. Dazu ist ein "Commercial Request", auf deutsch ein Angebot/Beauftragung über den Account Manager einzuholen. Dies ist auch für andere Kontierungstypen möglich. Dadurch kann die "Syncronität" der Kontierungslogik von SAP ERP oder S/4HANA und Ariba Buying + Guided Buying sichergestellt werden.

 

3. Einfache Dienstleistungsbestellung und Rechnungsstellung (quasi Limitbestellung)

In Ariba Buying und Guided Buying kann nun ein einfacher Dienstleistungs-, Beauftragungs- und Rechungsprozess konfiguriert werden (Simplified procurement of services). Diese Einstellung gilt dann für alle Dienstleistungsvorgänge (sozusagen "immer" einfach). Der einfache Prozess geht wie folgt:

  1. Der Anforderer erstellt eine Anforderungsposition vom Typ "Dienstleistung" (Service item). Die Menge ist fix "1" und es können 2 Beträge eingegeben werden: Erwarteter Wert und maximaler Wert. Es werden 2 Datumsangaben gefordert: Beginn der Dienstleistung und voraussichtliches Ende der Dienstleistung.
  2. Die Anforderung durchläuft den Genehmigungsprozess und am Ende erhält der Lieferant die Bestellung über das Ariba Netzwerk.
  3. Parallel wird in SAP ERP oder SAP S/4HANA eine Bestellung mit dem Positionstyp "D" erstellt (beim Einsatz von SAP ERP MM oder S/4HANA S&P).
  4. Es werden keine verschachtelten Dienstleistungspositionen (eine "Unterebene") in SAP ERP oder SAP S/4HANA angelegt, sondern nur einfache Bestellpositionen mit dem Positionstyp "D".
  5. Der Lieferant kann direkt Rechnungen (auch Teilrechnungen) via PO-Flip bis zum angegebenen Maximalwert der Bestellposition im Netzwerk einstellen.
  6. Es sind keine Leistungserfassungsblätter notwendig und auch nicht erlaubt.

Folgende Merkmale unterscheiden diesen "einfachen" Prozess vom bisherigen Prozess in Ariba Buying / Guided Buying:

  1. Menge 1 ist fix.
  2. keine "Unterebenen" von Dienstleistungspositionen (einstufige Hierarchie).
  3. keine Notwendigkeit von Leistungserfassungsblättern und -freigaben dieser.
  4. Rechnungen werden direkt gegen die Bestellung erstellt (Umgehung der Notwendigkeit von Leistungserfassungsblättern und -freigaben dieser).
  5. Es können keine neuen Service-Positionen in die Rechnung durch den Lieferant hinzugefügt werden.
  6. Beim Einsatz von Buying (ohne Guided Buying) können keine Angebote (Collaborative Requistions) vom Lieferant eingeholt werden

Das Feature wird über den Parameter: Application.Procure.EnableSimpleServices = "YES" gesteuert und kann vom Administrator in Ariba Buying selbst aktiviert werden (Core Administration → Customization Manager → Parameters). Per default steht der Parameter auf "NO".

 

4. Verbesserte Integration zwischen Ariba Guided Buying und Ariba Sourcing

In Guided Buying können individuelle Formulare (RFQ Forms) erstellt werden, um einen Ausschreibungsprozess in Ariba Sourcing zu starten. Dabei können Felder auf dem Formular Feldern im Ausschreibungsprojekt in Ariba Sourcing sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene zugeordnet werden. Über diese Felder kann dann in Ariba Sourcing der zuständige Mitarbeiter aus dem strategischen Einkauf ermittelt werden. Die Felder Warengruppe, Region, Schätzwert und die ausgewählten Lieferanten werden automatisch übernommen und können im Ariba Sourcing Ausschreibungsprojekt auch nicht mehr geändert werden.

 

5. Email-Benachrichtigung des Bedarfsanforderers bei Versand der Bestellung an den Lieferanten

Der Bedarfsanforderer bzw. der Preparer kann per EMail benachrichtigt werden, wenn die Bestellung an den Lieferanten versendet wurde (z.B. dauert der Genehmigungsprozess lange und der Anforderer muss sich immer wieder im System anmelden, um nachzuschauen ob die Anforderung bereits genehmigt ist). Die Benachrichtigung wird über den Status der Anforderung gesteuert. Sobald der Status "Bestellt" ("Ordered") erreicht ist, wird die Mail versandt. Dies ist auch gut verwendbar, wenn die Bestellübermittlung an den Lieferant ohne das Ariba Netzwerk erfolgt (Ordering Method = "Print" im Ariba-Lieferantenstammsatz). Über einen Link in der Email kann sich der Anforderer die generierte Bestellung direkt in Ariba Buying anzeigen. 

Das Feature wird über den Parameter: Application.Purchasing.SendMailToPreparerAndRequesterOnPurchaseOrderGeneration = "YES" gesteuert und kann vom Administrator in Ariba Buying selbst aktiviert werden (Core Administration → Customization Manager → Parameters). Per default steht der Parameter auf "NO".

 

6. Eingabe von detaillierten - Warengruppencodes in Guided-Buying-Formularen

Der Anforderer kann nun in Guided-Buying Formularen auch bis zur 4.-Ebene Warengruppen auswählen. Bisher wurde die Warengruppe aus der verbundenen Kachel an das Formular "vererbt". Über das Attribut "allowSubcategory" kann das Eingabefeld "Warengruppe" auf dem Formuar aktiviert werden. Im Standard ist Attibut auf "False" (nicht verfügbar) gesetzt. Durch die "genauere" Spezifikation der Warengruppen sind genauere Auswertungen und eine verbesserte Sachkontenfindung möglich. Der User kann nach Aktivierung alle "tieferen" Warengruppen aus der Hierarchie auswählen. Start ist die Warengruppen aus der aufrufenden Kachel. Das Attribut muss im JSON-File gesetzt werden (nicht in der UI und in Excel verfügbar).

 

7. Filtern der Anzeige von Guided Buying Kacheln auf Basis des Feldes "Job-Position" des Bedarfsanforderers

Die Sichtbarkeit von einzelnen Guided Buying Kacheln ab der Landing-Page-Ebene (NICHT auf der Homepage/Startseite) kann nun auch über einen Abgleich mit dem Feldweldwert "Job-Position" des Bedarfsanforderers erfolgen. Bisher war nur "Purchasing Unit" möglich. Dazu muss das Feld "Job-Position" (Job-Function) im Userstammsatz gepflegt sein. Die Funktion muss per SR in Ariba Connect aktiviert werden (Parameter Application.User.EnableUserJobProfileSupport). Dann steht dem Guided-Buying-Administrator der Job-Function-Filter zur Verfügung.

 

8. Rechnungsausnahmen basierend auf dem Bezugsbeleg

Die Rechnungsausnahmen (Invoice exception types) können nun für verschiedene Bezugsbelege konfiguriert werden. So ist es nun möglich bestimmte Rechnungsausnahmen nur für Rechnungen mit Bestellbezug, andere wiederum für Rechnungen ohne Bestellbezug zu konfigurieren. Dazu gibt es nun in der Konfiguration der Rechnungsausnahme das neue Feld "Invoice Source" mit den Auswahlmöglichkeiten: Alle Dokumente, nur bestellbezogene Rechnung, nur Kontrakt-basierte Rechnung und Nicht-bestellbezogene Rechnung.

 

9. Neue Benutzerführung in Guided Buying im Fiori 3.0 Style

Die Navigation in Guided Buying wurde auf den Fiori 3.0 Styleguide angepasst. Das Menü mit den 3 Strichen links wurde zugunsten einer sichtbaren Navigationsleiste aufgegeben. Dies wird über den Guided-Buying-Parameter "PARAM_ENABLE_IES_HEADER" = true eingestellt. Standard ist "false" (keine Anpassung). Ab Februar soll die Navigation automatisch in allen Systemen weltweit (ohne Parameter) angepasst werden. Durch die Anpassung muss das Hintergrundbild der Suchleiste auf der Guided Buying Startseite erneuert werden (andere Bildgröße).

 

 

Wenn Sie weitere Fragen haben oder über einzelne Funktionen gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen oder uns direkt kontaktieren.

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Mirko Heger

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.

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