Success Story
Ausschreibung für die Einführung einer zentralen Beschaffungslösung
Ausgangssituation / Zielsetzung
Der öffentliche Auftraggeber sah sich mit fragmentierten Beschaffungsprozessen, uneinheitlichen Systemen und hoher organisatorischer Komplexität konfrontiert.
Ziel war die Einführung einer zentralen Beschaffungslösung, um Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen in der öffentlichen Beschaffung zu steigern – und zugleich rechtssicher und standardisiert EU-weite Ausschreibungen durchzuführen. In diesem Zuge sollten die Beschaffungsprozesse über alle Unternehmen möglichst vereinheitlicht werden.
Die erwarteten Herausforderungen: konsistentes Anforderungsmanagement, Nachvollziehbarkeit der Bewertung, komplexe technische und fachliche Anforderungen, EU-Vorgaben sowie die Sicherstellung der Marktadäquanz durch Vergleich mehrerer Anbieter.
Branche
Öffentliche Verwaltung / Behörde
Zeitraum
01/2024 – 09/2025
Vorgehen / Leistungen
Projekt- / Teilprojektleitung & Governance
Wir übernahmen die Teilprojektleitung, definierten Meilensteine und koordinierten Stakeholder aus Fachbereichen, IT und Recht.
Marktanalyse & IST-Analyse
Wir führten eine umfassende Markt- und Anbieteranalyse durch, um mögliche Systemanbieter und Lösungen hinsichtlich Funktionalität, Qualität und Aufwand zu vergleichen. Parallel dazu erfolgte eine detaillierte IST-Analyse in den Fachbereichen, um vorhandene Prozesse, Schnittstellen, Systeme und Schwachstellen zu erfassen.
Entwicklung einer Digitalisierungs-Roadmap
Aufbauend auf der IST-Analyse erarbeiteten wir eine mehrstufige Roadmap, die zeigt, wie die Transformation zur zentralen Beschaffungslösung gestaffelt erfolgen kann – mit Kurz- sowie Mittelfristmaßnahmen.
Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen / Lastenheft
Wir erstellten ein strukturiertes Lastenheft und vervollständigten die Ausschreibungsunterlagen (EU-weit), durch eine detaillierte Anforderungsbeschreibung, Leistungsumfang und Vertragsprüfung.
Bewertungsmatrix & Dokumentation
Entwicklung einer mehrstufigen Bewertungsmethodik (Eignung + Wertung), inklusive Kriteriengewichtung, Schwellenwerten und Bewertungsrichtlinien. Abstimmung der Bewertungsmatrix mit Fachbereichen und Recht.
Begleitung der Ausschreibung & Bieterkontakt
Wir unterstützten nach der Veröffentlichung der Ausschreibung und beantworteten Rückfragen der Anbieter in der Klarstellungsphase, organisierten technische Q&A-Workshops und bereiteten Vorabinformationen auf.
Fachliche Unterstützung in Verhandlungen & Live-Demos
Im Verhandlungsstadium begleiteten wir den Auftraggeber fachlich, moderierten Diskussionen, strukturierten Angebotspräsentationen und Live-Demos der Bieterlösungen.
Auswertung der Angebote & Entscheidungsvorbereitung
Prüfung, Bewertung und Rangierung der eingehenden Angebote anhand des Bewertungsmodells. Erstellung eines Entscheidungsvorschlags mit Szenarien und individuellen Chancen-Risikoabschätzungen.
Marktanalyse und IST-Analyse
Entwicklung einer Digitalisierungsroadmap
Vorbereitung der Ausschreibungsvorlagen / Lastenheft
Auswertung der Angebote & Entscheidungsvorbereitung
Ergebnis / Nutzen
Ausschreibungsreife Lösung
Am Ende stand eine vollständige, rechtssichere Ausschreibungsdokumentation mit klaren Bewertungsstrukturen und nachvollziehbaren Entscheidungen.
Transparenz & Objektivität gesichert
Durch die entwickelte Bewertungsmatrix wurde ein objektiver, nachvollziehbarer Auswahlprozess etabliert, der fachliche und technische Anforderungen, Preis und Risiko angemessen berücksichtigt.
Marktgerechte Angebote & Wettbewerb
Die Marktanalyse sorgte dafür, dass die Anforderungen realistisch und attraktiv formuliert wurden – das führte zu mehreren qualitativ hochwertigen und wettbewerbsfähigen Angeboten.
Zeit- und Kosteneffizienz erhöht
Durch die strukturierte Projektleitung und methodische Vorgehensweise wurden Deadlines eingehalten und Zeiteffizienz gesteigert.
Strategische Entscheidungsbasis
Der Entscheidungsträger erhielt eine fundierte Entscheidungsgrundlage mit Chancen-Risiken-Abwägung, Szenarien und klarer Empfehlung zur Anbieterwahl.
„Durch die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Deutschen Business Consulting (DBC) konnten wir eine anspruchsvolle EU-weite Ausschreibung im geplanten Budget und mit klarer Entscheidungsgrundlage abschließen. Die fachliche Expertise und methodische Unterstützung haben entscheidend zum Projekterfolg beigetragen.“
(Stephan Bönisch – Projektleitung Leipziger Gruppe)
Planen auch Sie eine Ausschreibung für eine zentrale Beschaffungslösung? Dann kontaktieren Sie uns gerne!