SAP Ariba Buying & Invoicing: Release Update Mai 2019

Die Ausgangssituation

Für alle Kunden der operativen Lösungen SAP Ariba Buying & Invoicing wurde am 10. Mai 2019 das neue Release automatisch installiert. Bei definierten Funktionen können Sie wählen, ob diese ihren Benutzern zur Verfügung gestellt werden sollen oder nicht. Die Anforderung zur Aktivierung erfolgt über eine Service Meldung (Service Request) im Ariba Support Portal (Ariba Connect). Detaillierte Informationen zu den neuen Funktionen im Release sind ebenfalls dort verfügbar (SAP Ariba Applications Q2 2019 release guide).

Meine 3 Highlights im neuen Release

Hier meine persönlichen 3 Highlights im neuen Mai-Release der operativen Lösungen Buying & Invoicing:

1. Microsoft Excel-Massenupload /-änderung von Anforderungen

Über Microsoft Excel-Dateien können Anforderungen vom Anwender erzeugt, geändert oder gelöscht werden. Das geht für einzelne (z.B. für Anforderungen mit vielen Positionen), als auch für mehrere auf einmal.

Die berechtigen Benutzer müssen dabei einer speziellen Berechtigungsgruppe ("Import Requisitions") zugeordnet werden. Die Excel-Vorlage ist vorgegeben und enthält 3 Blätter: Kopf, Positionen, Split-Kontierung.

Mit dieser Funktionalität wird es nun auch dem Endanwender ermöglicht, Anforderungen einfach zu importieren ohne die Notwendigkeit einer weiteren Schnittstellenimplementierung.

2. Import von Adressen aus SAP ERP / oder SAP S/4HANA

Aus SAP ERP oder SAP S/4HANA können generische Adressen (unabhängig von den Werksadressen) importiert werden. Die Adressen können als Anliefer- oder Rechnungsadressen (in Ariba auch als „Ship to“ oder „Bill to“ Adressen bezeichnet) verwendet werden. Jede Adresse ist dabei einem Buchungskreis zugeordnet. Nach dem Import können die Adressen optional auch den vorhandenen Einkaufsorganisationen zugeordnet werden, so dass diese nur Benutzern aus der zugeordneten Organisation zur Verfügung stehen.

Der Import erfolgt automatisiert über das Integration Toolkit oder manuell über ein Datei-Upload vom Administrator.

Mit dieser Funktionalität wird eine weitere Stufe der Datensynchronisation – Anlieferadressen und Rechnungsadressen - zwischen Ariba Buying und SAP ERP oder SAP S/4HANA bereitgestellt.

3. Aufgabenliste für abweichende Auftragsbestätigungen

Sendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung über das Ariba Netzwerk, beispielsweise mit einem abweichenden Lieferdatum oder einer abweichenden Menge (im Vergleich zur Bestellung aus Ariba Buying), wird der Anforderer und der Einkäufer per E-Mail benachrichtigt. Über den Login in Ariba Buying können die Änderungen positionsweise oder komplett genehmigt oder abgelehnt werden. Die abweichenden Auftragsbestätigungen werden neben der E-Mail-Benachrichtigung auch in der eigenen Aufgabenliste des zuständigen Einkäufers angezeigt.

Die vom Lieferanten gesendeten Änderungen im Vergleich zur Bestellung sind positionsweise sichtbar (farbliche Kennzeichnung). In der Bestellung werden zwei neue Status hinzugefügt: Bestätigt mit Änderungen (Kopf) und Teilweise Bestätigt mit Änderungen (Position).

Anschließend wird automatisch eine Bestelländerung erzeugt und nochmals an den Lieferanten zur Bestätigung über das Ariba Netzwerk versendet.

Mit dieser neuen Funktionalität unterstützt SAP Ariba den aufwändigen Prozess zur Überwachung von eingehenden Auftragsbestätigungen proaktiv und prozessgesteuert.

Fazit

Anhand der aufgezeigten Funktionserweiterungen kann man gut erkennen, das SAP Ariba der wachsenden Kundenbasis auch durch hohe Investitionen in die weitere Produktentwicklung Rechnung trägt. Lesen Sie dazu auch unseren Blog SAP Ariba Procurement Operations Desk: Die neue Benutzeroberfläche für Einkäufer.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder über einzelne Funktionen gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen oder uns direkt kontaktieren.

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Mirko Heger

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.

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