SAP Ariba Buying: Bearbeitung von Freitextanforderungen durch die Einkaufsabteilung

Die Ausgangssituation

Der Anforderer, nennen wir ihn einmal Hr. Max Mustermann, erstellt in SAP Ariba Guided Buying (die vereinfachte Benutzeroberfläche für die Anwender) eine Freitextanforderung, oder wie es in Ariba genannt wird ein „ad hoc item or service“. Dabei kann der Anforderer unterscheiden, ob es sich um ein Material oder eine Dienstleistung handelt. Dazu steht ihm ein vereinfachtes Eingabeformular zur Verfügung. Gehen wir nun von einer Material-Anforderung aus: Neben einer Kurzbeschreibung muss er noch eine ausführliche Beschreibung, eine Warengruppe, die gewünschte Menge incl. Mengeneinheit und einen Schätzpreis eingeben.    

Diese Informationen werden im Einkaufswagen (Shopping cart) in einer Position gebündelt. Vor dem Absenden der Anforderung muss der Anforderer noch ein Wunschlieferdatum hinterlegen. Die Kontierung (z.B. seine Kostenstelle) und die Anlieferadresse werden aus seinen Benutzerstammdaten vorbelegt und können bei Bedarf noch geändert werden. Wichtige Zusatzinformationen zur Anfrage (z.B. ein bestehendes Angebot im PDF-Format oder ein Screenshot aus einem Internet-Webshop) können als Dokumentenanlage hinzugefügt werden. Mit dem Absenden der Anforderung wird nun der interne Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess gestartet.

Die Bearbeitung im operativen Einkauf

Je nach Design des internen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozesses wird die Anforderung vor der Bearbeitung durch den Einkauf finanziell genehmigt oder erst danach (dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich). Der Prozess ist in Ariba Buying vollständig konfigurierbar. Zur Bearbeitung durch den operativen Einkauf steht eine Arbeitsliste (todo-Liste) zur Verfügung, in der alle unbearbeiteten Anforderungen aufgeführt sind. Diese Arbeitslisten können für größere Einkaufsabteilungen auf mehrere Einkäufergruppen aufgeteilt werden. Bearbeitet wird immer die Anforderung. Die darauffolgende Bestellung wird später Ariba-intern aus der Anforderung automatisch erzeugt. Dem operativen Einkäufer stehen folgende Möglichkeiten zur Bearbeitung bzw. Vervollständigung (bis zur fertigen Bestellung) zur Verfügung:

  1. Hinzufügen einer bestehenden Rahmenvereinbarung (Ariba-internes Kontrakt-Objekt)
  2. Auswahl eines bestehenden Lieferanten (Lieferantennummer)
  3. Hinterlegung des Einkaufspreises (z.B. nach vorheriger Absprache mit dem Lieferanten)
  4. Hinzufügen einer Lieferanten-Materialnummer
  5. Hinzufügung der Zahlungsbedingung
  6. Änderung der Warengruppe
  7. Änderung des Bestelltextes
  8. Hinzufügen von Dokumenten-Anlagen (z.B. ein PDF-basiertes Angebots)
  9. Optional bei gleichzeitigem Einsatz des Ariba Moduls Ariba Sourcing: Starten einer Angebotsanfrage bei einem oder mehreren Lieferanten

Die Bearbeitung erfolgt über die Benutzeroberfläche von Ariba Buying und ist einfach zu erlernen. Nach Abschluss der Bearbeitung wird der definierte Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess fortgesetzt. Ist der Einkauf die „letzte Instanz“, wird automatisch die Bestellung erzeugt und an den Lieferanten übermittelt. Ist der Lieferant über das Ariba Netzwerk mit ihnen verbunden, so erhält er die Bestellung auch über das Netzwerk. Hierüber kann er auch sehr einfach eine Auftragsbestätigung und später die Rechnung versenden.

Unsere drei Empfehlungen

      1. Wie beschrieben ist die Bearbeitung der Anforderungen in Ariba Buying durch den operativen Einkäufer einfach und komfortabel gelöst. Will man auch den Anfrage- und Angebotsprozess digitalisieren, empfehlen wir den Einsatz des Ariba Sourcing Moduls. Durch die enge Integration von Ariba Buying und Ariba Sourcing gelingt ein medienbruchfreier Prozess, mit dem auch komplexe Ausschreibungen oder Auktionen durchgeführt werden können.
      2. Will man aus Sicht des Einkaufs die Datenqualität der Freitextanforderung erhöhen, so empfehlen wir den Einsatz von warengruppenspezifischen Formularen. Diese Formulare sind in Guided Buying frei definierbar und reduzieren so den zeitaufwändigen Austausch zwischen operativem Einkauf und dem Anforderer.
      3. Für komplexe und lange Texte oder Leistungsbeschreibungen empfehlen wir den Einsatz von Dokumentenanlagen (PDF) zur Anforderung bzw. Bestellung.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder über einzelne Funktionen in Ariba Buying gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen.

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Mirko Heger

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.

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