Effiziente Beschaffung durch die Anbindung von Lieferantenkatalogen

Die externe Wertschöpfung – also der Anteil an einem Produkt der durch Unternehmen zugekauft wird – hat in den vergangenen Jahrzehnten deutlich zugenommen, und liegt bei europäischen Industrieunternehmen durchschnittlich bei ca. 70 Prozent. Bei Handelsunternehmen ist der Anteil der externen Wertschöpfung entsprechend höher, aber auch bei Dienstleistern oder Versorgungsunternehmen ist die Verfügbarkeit von Produkten und erforderlichen Komponenten besonders wichtig. In den letzten Jahrzenten ließ sich eine entsprechende Entwicklung innerhalb der Einkaufsorganisationen beobachten. Während der Einkauf früher als reiner Preistreiber und operativer Beschaffer angesehen wurde, hat er sich in erfolgreichen Unternehmen zu einem wertgenerierenden Unternehmensbereich entwickelt, der neben operativen, vor allem strategische Aufgaben übernimmt und die Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette verantwortet.

Ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung ist die elektronische Beschaffung (e-Procurement), also die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen unter der Nutzung des Internets und anderer Informations- und Kommunikationssysteme. Mit Hilfe der elektronischen Beschaffung versuchen Unternehmen Prozesskosteneinsparungen zu verwirklichen und ihre Effizienz zu steigern. Durch die elektronische Beschaffung sollten betriebsinterne Vorgänge möglichst ohne Medienbruch von statten gehen. Ein weiterer Nutzen besteht darin, dass man versucht Prozesse, soweit möglich, zu standardisieren und operative Tätigkeiten für Einkäufer, wie zum Beispiel das Schreiben von Bestellungen, zu minimieren, sodass diese sich idealerweise auf strategische Tätigkeiten fokussieren können. Dies geschieht unter anderem durch die Verwendung von elektronischen Produktkatalogen, in denen die Bedarfsträger direkt nach benötigten Artikeln oder Dienstleistungen suchen können und diese anschließend Ihrer Bedarfsanforderung hinzufügen. Im Idealfall durchläuft die Bedarfsanforderung anschließend einen Genehmigungsprozess, bevor durch das elektronische Beschaffungssystem eine Bestellung erstellt und an den Lieferanten übermittelt wird.

Die Verwaltung dieser elektronischen Produktkataloge und der dazugehörigen Daten bezeichnet man als Katalogmanagement. Zu den Aufgaben des Katalogmanagements zählt vor allem die Prüfung und Freigabe der vom Lieferanten übermittelten Produktkataloge. Während wir auf das Katalogmanagement unter SAP Ariba in einem zukünftigen Blog Eintrag noch genau eingehen werden, befasst sich dieser Artikel mit den verschiedenen Katalogarten, sowie deren technischer Anbindung an SAP Ariba.

Die Lösung SAP Ariba Catalog ist die Kataloglösung, in der die Suche nach Katalogartikeln, sowie die Ermittlung von Preisen und Konditionen dieser Artikel ermöglicht wird. Der Katalog ist nahtlos in das operative Beschaffungsmodul SAP Ariba Buying integriert, über den die nachgelagerte Prozessschritte, wie die Budgetprüfung, Freigabe und die Bestellung erfolgen. Alternativ kann die Kataloglösung auch an bestehenden e-Procurement-Systeme wie SAP SRM über die bekannte Open Catalog Interface (OCI) Schnittstelle angebunden werden.

 

Statische Kataloge

Bei statischen oder auch gehosteten Katalogen stellt der Lieferant seine Katalogdaten dem einkaufenden Unternehmen zur Verfügung. Diese Katalogdaten beinhalten Artikelinformationen wie zum Beispiel den Namen, die Artikelbeschreibung und den Preis. Diese Daten werden anschließend in das Beschaffungssystem geladen und stehen den Bedarfsträgern und Beschaffern somit direkt in der Einkaufslösung zur Verfügung. Diese Art der Kataloganbindung erfordert allerdings einen hohen manuellen Aufwand, da Katalogdaten regelmäßig aktualisiert und von Einkäufern geprüft und freigegeben werden müssen. Zur Übermittlung der Katalogdaten haben sich verschiedene Standardformate etabliert. Dazu zählen zum Beispiel BMEcat oder auch das von Ariba entwickelte CIF-Format.

 

PunchOut-Kataloge

Lieferanten betreiben oft eigene Online-Shops zum Verkauf ihrer Produkte. Dabei sind Artikelbeschreibungen, Standard-Preise und verschiedenste Funktionen für den Endanwender verfügbar. Vorhandene Online-Shops können über das Ariba-spezifische Format cXML integriert werden. Bei diesem Vorgang, auch bekannt als PunchOut, verlässt der Anwender das Beschaffungssystem und wechselt in einen extern angebundenen Katalog. Beim technischen Absprung in diesen Katalog werden auch Benutzerinformationen übermittelt, sodass auch das Sortiment sowie kundenspezifische Konditionen gesteuert werden können. Nachdem der Anwender in den angebundenen Katalog gewechselt hat, kann er nach Katalogartikeln suchen und diese seinem Warenkorb hinzufügen. Sobald die Suche abgeschlossen ist und der Anwender wieder in sein Beschaffungssystem wechselt, werden die Artikel ebenfalls in das Beschaffungssystem übertragen.

Bei dieser Art der Katalogartikel bestehen für den Anwender zwei Nachteile:

  • Es muss zwischen Beschaffungslösung und Katalog hin- und hergewechselt werden. Beide Lösungen haben meistens unterschiedliche Benutzeroberflächen und Artikelstrukturen.
  • In beiden Lösungen gibt es Einkaufwagen zum Sammeln von Artikeln. Während der Einkaufswagen in der Kataloglösung lediglich dazu dient, Artikel für die Übergabe an das Beschaffungssystem zu übertragen, soll aus dem Einkaufswagen der Einkaufslösung eine Bestellung entstehen.

Diese Punkte können zur Verwirrung der Endanwender beitragen. Grade Gelegenheitsnutzer, welche eventuell auch auf unterschiedliche PunchOut-Kataloge zugreifen, müssen sich in den unterschiedlichen Katalogen immer wieder neu zurechtfinden.

 

PunchOut Level 2

Während der Endanwender bereits zur Artikelsuche innerhalb von PunchOut-Katalogen in eine externe Kataloglösung abspringen muss, ermöglicht PunchOut Level 2 die Artikelsuche innerhalb der eigenen Beschaffungslösung. Somit kann der Endanwender sowohl die integrierten Katalogartikel, als auch externe Kataloge, welche über PunchOut Level 2 angebunden sind, direkt in der Einkaufslösung durchsuchen. Zum Übertragen der in einem PunchOut Level 2 gefundenen Artikel in den Einkaufswagen, erfolgt allerdings wieder der Absprung in den PunchOut-Katalog.

 

Wann lohnen sich PunchOut Kataloge?

Welche Katalogart sich am besten eignet, kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, aber auch innerhalb eines Unternehmens kann die Anwendung von verschiedenen Katalogarten für unterschiedliche Lieferanten gewisse Vorteile bringen. Während gehostete Kataloge voll in die eigene Einkaufslösung integriert sind und somit eine einfache Handhabung für den Endnutzer ermöglichen, bieten PunchOut-Kataloge zusätzliche Möglichkeiten. Die Integration eines PunchOut-Katalogs bietet sich vor allem unter bestimmten Voraussetzungen an:

  • Großes Sortiment des Lieferanten
  • Anzeige von Beständen innerhalb des Katalogs ist erforderlich
  • Webshop des Lieferanten bietet erweitere Funktionen wie z.B. zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten eines Artikels
  • Häufige Aktualisierung/ Änderungen an den Katalogdaten

Wie zu Beginn des Artikels beschrieben gewinnt der Einkauf innerhalb eines Unternehmens immer weiter an Bedeutung. Daher wird auch ein gewisser Wertbeitrag des Einkaufs vorausgesetzt. Um diesen Wertbeitrag zu leisten, ist eine transparente Ausgabenübersicht genauso nötig, wie eine durchgängige Vertragskonformität und die Reduzierung von Maverick-Buying, also die Beschaffung ohne Einbindung der Einkaufsorganisation. Zur Effizienzsteigerung, und um die Einkäufer von operativen Aufgaben zu entlasten, ist es außerdem von Bedeutung die Anzahl von Freitextbestellungen zu reduzieren. All diese Ziele lassen sich durch das Einsetzen von Lieferantenkatalogen erreichen.

Haben auch Sie Kataloge in Ihre Einkaufslösung integriert? Wenn ja, welchen Nutzen konnten Sie dadurch erzielen und welche Herausforderungen mussten Sie meistern? Wir freuen uns auf einen regen Austausch mit Ihnen und stehen für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung.

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Johannes Thelen

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Einkaufsberater und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Von besonderem Interesse sind für mich die Themen rund um das Lieferanten- und Supply Chain Management. Darüberhinaus beschäftige ich mich bei der Deutschen Business Consulting mit sämtlichen Fragestellung rund um die Logistik und die Anforderungen der Lieferkette.

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