Ausschreibungen mit SAP Ariba Sourcing & Integration mit dem SAP ERP MM - Einkaufsmodul

SAP Ariba Sourcing bildet den strategischen Teil der Ausschreibungen in der Einkaufslösung ab. Dabei lassen sich diese Funktionalitäten nicht nur mit anderen SAP Ariba Produkten verknüpfen, sondern können auch in das ERP-System integriert werden. Ob das für den Einkäufer eine Erleichterung im übergreifenden Einkaufsprozess bedeutet, möchte ich hier näher betrachten. Dafür muss man sich die Frage stellen wie der Prozess nun aussieht und welche Möglichkeiten der Einkäufer hat seinen Geschäftsvergabeprozess zu gestalten.

Wenn man als strategischer Einkäufer eine Vielzahl von Anfragen durchführt, fällt die Entscheidung für ein entsprechendes Tool relativ einfach. Er muss parallele Ausschreibungen im Auge behalten und einer Masse an Deadlines hinterherjagen. Medienbrüche sind nicht nur ein Zeitkiller, sondern zehren auch an den Nerven des Bearbeiters. Der eigentliche Fokus, nämlich die Erreichung des optimalen Preises und der Auswahl des besten Angebotes verschwindet leider oft in den Hintergrund. Die Funktionen im ERP reichen nicht aus, um diese Anforderungen zu erfüllen. Selbst wenn es möglich ist, Ausschreibungen aus dem ERP heraus zu senden, gibt es keine angemessene Möglichkeit, das geeignetste Angebot auszuwählen. Genau hier schafft es SAP Ariba Sourcing als Bindeglied diesen Kreis zu schließen.

Prozess und Aufbau von SAP Ariba Sourcing

Über das Ariba Network lassen sich Daten zwischen ERP und SAP Ariba Sourcing austauschen. Die Kommunikation erfolgt über einen passenden Adapter und cXML-Dateien. So ist es möglich im ERP ein RFQ (Request for Quotation) zu erstellen, der automatisch in Ariba eine Anforderung für ein Beschaffungsprojekt (Sourcing Request) erstellt. Der Einkäufer erhält so eine Benachrichtigung und kann ein Beschaffungsprojekt (Sourcing Event) erstellen. Ein besonderes Feature ist hierbei nicht nur die Erstellung einer einzelnen Ausschreibung, sondern auch die Möglichkeit zur Erstellung eines Projektraumes, in dem Teammitglieder Aufgaben zugeteilt werden können und sowohl intern, als auch extern kommunizieren können. Als Sourcing Event, kann er hier eine Auktion oder verschiedene Ausschreibungsformate verwenden. Aufgrund der Vielzahl der Ausgestaltungsmöglichkeiten werde ich diese in einem separaten Eintrag detaillierter beschreiben. Haben alle Lieferanten ihre Angebote abgegeben, können zur Auswahl individuelle Szenarien kreiert werden um die passendste Konstellation zur Vergabe zu finden. Die Information zu Lieferantennominierung wird dann wieder ins ERP gegeben, in dem je nach Eingabe automatisch eine Bestellung oder ein Rahmenvertag zur Abrufübermittlung erstellt wird.

Welche Vorteile hat der Einkäufer in dieser Lösung?

Mit SAP Ariba Sourcing liegt ein geschlossener Prozessdurchlauf vor. Er beginnt mit der ersten unternehmensinternen Anfrage aus dem ERP – z.B. von einem Fachbereich – und geht über die Lieferantenauswahl zurück bis zur Bestellung aus dem ERP heraus. Als Einkäufer muss man sich nun nicht mehr in mehreren Software-Produkten anmelden und an unterschiedliche Benutzeroberflächen gewöhnen. Einzelne Insellösungen für bestimmte Einkaufsfunktionen sind nicht mehr notwendig. Dabei beschränkt sich SAP Ariba Sourcing nicht nur auf SAP ERP-Systeme, sondern ist auch kompatibel zu anderen Anbietern.

Durch diese einheitliche Lösung ist der Prozess ohne Medienbrüche darstellbar. Einer der größten Vorteile für den entsprechenden Einkäufer liegt darin, keine Daten von einem System in das andere manuell zu übertragen. Man spart Zeit bei der Bearbeitung und reduziert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit durch falsch eingegebene Werte. In meiner Einkäuferlaufbahn habe ich selbst die Erfahrung mit mehreren Insellösungen gemacht und kann daher den Unmut der Bearbeiter verstehen. Mit SAP Ariba Sourcing wird das ausgewählte Angebot ans ERP-System zurückgegeben, die Angebotshistorie aller Lieferanten gespeichert und es kann eine automatische Absage an alle übrigen Lieferanten gesendet werden. Der Arbeitsaufwand an Dokumentationen etc. auch nach der Ausschreibung wird minimiert.

Doch auch bei der Ausschreibung selbst, sowie deren Erstellung kann die Lösung überzeugen. Hinter den einzelnen Ausschreibungsarten steckt eine Vielzahl von Möglichkeiten das „Projekt“ individuell zu gestalten. Das Erstellen einer Ausschreibung mit der Neueingabe würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Dafür gibt es vordefinierte Vorlagen, die ausgewählt und auch modifiziert werden können. Die entsprechenden Vorlagen müssen nur im Vorfeld definiert werden. Durch diese Vorlage kann man auch Fehler bei einzelnen Parametern verhindern, z.B. welche Rückmeldung Lieferanten zu Ihren Angeboten erhalten, oder ob bei einer Auktion vor Auktionsbeginn ein Initialangebot benötigt wird.

Die Funktionsweise der Vorlagen und welche Möglichkeiten vorliegen, die Ausschreibung zu individualisieren folgt in meinem nächsten Blog-Eintrag.

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Daniel Späth

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Einkaufsberater und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus sowohl im strategischen SAP Ariba Sourcing, als auch im operativen SAP Ariba Buying. In meinen bisherigen Projekten war ich in vielfältigen Branchen eingesetzt. Meine Wurzeln liegen jedoch in der Automobilindustrie, in der ich mehrere Jahre als Einkäufer gearbeitet habe.

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