Ausschreibung von Zeichnungsteilen mit der Verwendung von Ariba Discovery – Ein Fallbeispiel in SAP Ariba Sourcing

Bisher haben wir uns den Umfang und die generellen Ausgestaltungsmöglichkeiten in SAP Ariba Sourcing angeschaut. Trotz dieser umfassenden Übersicht fällt es manchmal schwer die jeweiligen Funktionen auf seine Anforderungen zu projizieren. Aus diesem Grund möchten wir hier zur Vertiefung ein Fallbespiel im Sourcing Prozess in SAP Ariba durchgehen, um die Handhabung bei direkten Materialen mit Zeichnungsteilen zu veranschaulichen.

Für das Fallbeispiel wollen wir mehrere Spritzgussteile aus Kunststoff beschaffen. In unserem bestehenden Lieferantenportfolio haben wir neben dem Lieferanten der Vorgängervariante, noch einige alternative Lieferanten. Wir wählen für einen einfachen Sourcing-Prozess zunächst ein sogenanntes Quick-Project aus. Da wir in unserem Fall noch nicht sicher sind, ob unsere vorhandene Lieferantenbasis für genügend Wettbewerb ausreicht, erstellen wir in Ariba Discovery eine offene Anfrage. Einerseits können wir so unsere bestehenden Lieferanten benchmarken, aber auch neue lokale oder wenn gewünscht auch globale Lieferanten finden. Die Ausschreibung in Ariba Discovery kann anonym gestellt werden und jedes Unternehmen, welches dort registriert ist, kann darauf anbieten.

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Ariba Discovery als Ausschreibungsportal

Ariba Discovery ist ein Ausschreibungsportal, auf dem man anonym eine Anfrage veröffentlichen kann. Die Anfrage wird automatisch an passende Lieferanten weitergeleitet, die dann ein Angebot abgegeben können. Die Angebote können anschließend in dem Portal betrachtet werden und einzelne Lieferanten können in unser SAP Ariba Sourcing eingeladen werden. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um schnell neue Lieferanten zu finden. Das Portal kann auch ohne vorhandenes Sourcing Event in SAP Ariba Sourcing stattfinden. Für den Einkäufer hat das Portal die Vorteile, dass durch einfache Mittel auf einen sehr großen Pool an Lieferanten schnell zugriffen werden kann. Die Lieferanten im Portal sind dabei alle dort registriert und erfüllen spezielle Anforderungen. Zudem kann die Anfrage auch als gute Möglichkeit zum Benchmarking seines vorhandenen Lieferantenportfolios verwendet werden.

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Durchführung unserer Ausschreibung im Multistage-Verfahren

Nach der Ausschreibung in Ariba Discovery besteht nun die Option einzelne Lieferanten in sein SAP Ariba Sourcing aufzunehmen und ihnen die Möglichkeit zu geben, im weiteren Ausschreibungsverfahren mitzubieten. In unserem Fall empfiehlt sich im nächsten Schritt die Durchführung eines Request for Proposals (RFP) mit Preisangabe. Hierzu wählen wir eine Angebotsvorlage mit einem Total Cost Verfahren aus. Wir erweitern somit den jeweiligen Teilepreis um weitere Kostenpunkte, die bei unseren Spritzgussteilen anfallen. So können die Werkzeugkosten für jeweiligen Teile, Lieferkosten oder auch Importkosten von Lieferanten aus unserem Global Sourcing angegeben werden. Die entsprechenden Felder werden von uns vordefiniert und können vom Lieferanten nicht geändert werden. Damit ist sichergestellt, dass wir im Angebotsvergleich eine einheitliche Basis haben.

Da wir aber unsere Entscheidung nicht nur auf monetäre Faktoren beschränken wollen, fügen wir dem RFP noch einen Fragebogen hinzu. Dieser bewertet einerseits definierte Antworten der Anbieter automatisch, die wir im Vorfeld konfiguriert haben, andererseits haben wir die Möglichkeit im Nachhinein ausgewählte Fragestellungen von einzelnen Mitarbeitern bewerten zu lassen. Hier können wir nun individuelle Inhalte wie z.B. Angaben zur Lieferzeit, der möglichen Reaktionszeit, oder Qualitätsstandards erstellen. Nachdem wir die Anfrage für die ausgewählten Lieferanten veröffentlicht haben, können sie uns ihre Angebote über das System zuschicken, oder Rückfragen an uns stellen. Nach Angebotsabgabe haben wir dann die Möglichkeit verschiedene Szenarien aufgrund der monetären und qualitativen Angaben zu erstellen, um so die Lieferanten-Longlist in eine Short-List zu überführen. Die Shortlist geht dann über in die letzte Stufe unseres Vergabeprozesses, einer finalen Auktion.

Optimale Preise durch eine Auktion

Der größte Vorteil für den Einkäufer bei einer Auktion liegt dabei, dass er den Verhandlungsprozess mit den Lieferanten in einer Auktion auf die Bieter umlagern kann. Die einzelnen Bieter erhalten im Live-Event Informationen zu Ihrem Angebot, wahlweise Best-Preis oder den eigenen Angebotsrang und versuchen sich dann zu unterbieten bis der günstigste Preis erreicht wird. In unserem Fallbeispiel wurden nun aus dem vorigen Schritt Anbieter nicht in die Auktion mitgenommen, die entweder den qualitativen Anforderungen nicht entsprechen, oder deren Angebotspreis nicht wettbewerbsfähig ist. Durch die Angabe eines Initialangebotes der Anbieter erhält jeder Teilnehmer der Auktion gleich zu Beginn eine Information seines Angebots und kann darauf reagieren. In einem definierten Zeitraum können sie ihre angebotenen Preise dann anpassen. Nach dem Ablauf der Auktionsphase werden erneut die Angebote mit verschiedene Szenarien geprüft, die individuell erstellt werden können. Dabei werden uns automatische, je nach Auswahl bereits die Kostenersparnisse des jeweiligen Szenarios angezeigt. Diese Savings können z.B. aus dem Preis der Vorgängervariante berechnet werden.

Aus diesen Angeboten wählen wir dann im System die für uns optimale Zusammenstellung aus und bestätigen die Vergabe im System. Eine zuvor erstellte Mail, wird dann an die Lieferanten gesendet, die entweder über den Zuschlag oder die Absage informiert, sodass unser Fallbeispiel erfolgreich beendet wurde.

Natürlich gibt es neben diesem einzelnen Fall hier noch unzählig weitere Beschaffungsgüter, die spezielle Anforderungen haben. Doch durch die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten in SAP Ariba Sourcing bei den Ausschreibungsprojekten lassen sich auch dort schnell entsprechende Lösungsmöglichkeiten finden, um geeignete Lieferanten zu finden. Wenn Sie Fragen zu spezifischen Themen haben, können Sie uns gerne einen Kommentar schreiben.

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Daniel Späth

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Einkaufsberater und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus sowohl im strategischen SAP Ariba Sourcing, als auch im operativen SAP Ariba Buying. In meinen bisherigen Projekten war ich in vielfältigen Branchen eingesetzt. Meine Wurzeln liegen jedoch in der Automobilindustrie, in der ich mehrere Jahre als Einkäufer gearbeitet habe.

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