Projekterfolg

Optimierung der Beschaffungsprozesse mit SAP SRM bei den Stadtwerken Augsburg

Auf einen Blick

Kunde: Versorgungsunternehmen
Branchen: Energie

Projekterfolge

  • Einführung SAP SRM
  • Neugestaltung des P2P (Procurement2Pay)-Prozesses für den indirekten Einkauf
  • Berücksichtigung hohe Compliance-/Usability-Anforderungen
  • Prozesskostenreduktion

Projektbeschreibung

Das Projekt umfasst die Neugestaltung und Optimierung der Beschaffungsprozesse verbunden mit der Einführung eines neuen eProcurement-Systems.

Projektdurchführung

Die Stadtwerke Augsburg, Bayerns drittgrößtes Versorgungsunternehmen, versorgen etwa 350.000 Menschen im Raum Augsburg mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Trinkwasser. Mit einem innovativen Mobilitätskonzept bestehend aus Bussen, Straßenbahnen und Car Sharing bieten die Stadtwerke den Bürgern und Besuchern von Augsburg eine umweltfreundliche Alternative zum eigenen Auto. 


Um auch in der Zukunft innovativ und profitabel zu sein, wurde 2015 ein Programm – FIT für 2020 – gestartet. Das Programm umfasst mehrere Optimierungsprojekte, darunter die Neugestaltung und Optimierung der Beschaffungsprozesse verbunden mit der Einführung eines neuen eProcurement-Systems. 


Nach einer ausführlichen Analysephase wurde 2016 damit begonnen den gesamten Procure-to-Pay Prozess (P2P) für indirektes Material sowie Fremdleistungen neu zu gestalten. Gemeinsam mit der auf Einkaufssysteme und –prozesse spezialisierten Unternehmensberatung Deutsche Business Consulting GmbH (DBC) wurde der Prozess neu definiert. Dabei wurden hohe Compliance-/Usability-Anforderungen berücksichtigt. Im Kontext der bestehenden IT-Strategie fiel die Toolauswahl auf die SAP Software SRM (Supplier Relationship Management). Im Zuge der Einführung von SRM wurde das bestehende eProcurement-System und die Freitext-Bedarfserfassung über SAP ERP MM (Materialwirtschaft) Bestellanforderungen abgelöst. 

 
Pünktlich zum geplanten Starttermin, dem 1. Januar 2017, wurde das System den Mitarbeitern im Intranet zur Nutzung bereitgestellt. Mittlerweile werden konzernweit alle Bedarfsanforderungen von den fast 800 Nutzern über das System abgewickelt. Für häufig benötigte Artikel steht den Mitarbeitern ein elektronischer Multilieferantenkatalog zur Verfügung. Die Katalogdaten werden von den Rahmenvertragslieferanten über eine internetbasierte Katalogplattform bereitgestellt und vom Konzerneinkauf freigegeben. Für nicht standardisierte Fremdleistungsbedarfe wie bspw. un-geplante Instandhaltungsarbeiten werden Formulare zur Bedarfserfassung genutzt.  


Mit der zunehmenden Standardisierung der Bedarfe über Katalogartikel wird der operative Einkauf entlastet und kann sich verstärkt den strategischen Aufgaben wie der Durchführung von Ausschreibungen und der Lieferantenentwicklung konzentrieren.
Insgesamt zieht der Projektleiter Tobias Büchsemann, Teamleiter Kosten- und Leistungsrechnung bei den Stadtwerken Augsburg, ein sehr positives Fazit: 


„Dem gesamten Team der DBC vielen Dank für die beispielhafte Umsetzung des Projektes und die hervorragende Zusammenarbeit. Nicht unerwähnt sollte bleiben, dass die Entwicklungs­abteilung in unserem Hause die Zusammenarbeit mit der DBC als wünschenswert für alle anderen Projekte bezeichnet und sehr gelobt hat. Dafür vielen Dank.“  

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